Blogin osoite muuttunut

Olemme uudistaneet nettisivumme ja samalla siirsimme blogimme sinne. Blogin löydät jatkossa täältä! Kirjoitamme jatkossakin vuorovaikutuksen ajankohtaisista teemoista.

Äänenkäyttö osa 2: Ääni vaikuttajana

Olemme kaikki varmasti kohdanneet eri tilanteissa innostuneita papattajia, jolloin itse ei meinaa saada sanaa väliin, tai niitä hitaasti puhuvia, jotka makustelevat jokaista sanaa. Niin tärkeä kuin kuuntelu ja kunnioituksen osoitus on meille suomalaisille, meillä on myös tarve poistua tilanteista, jotka eivät kiinnosta tai jos asia on esitetty huonosti. Monet tutkimukset ovat osoittaneet äänenkäytön merkityksen tärkeyden vakuuttavaan ja vaikuttamaan pyrkivässä viestinnässä, kun viestin sisältö ei ole yleisölleen kiinnostava tai motivoiva. Miten äänellä sitten vangitaan kuulijan huomio ja luodaan kiinnostusta? Mitkä vaikuttamisen kikat tulevat puheessa ilmiselvästi esille ja mitkä ovat taas niin hienovaraisia, että niiden avulla saadaan huomaamattomasti vakuutettua kuulijat?

Äänellä persoonaa peliin

Puhetempo ja äänenlaatu viestivät ihmisen persoonasta, mutta tätä puhuja ja kuulija eivät aina tiedosta. Alitajuntamme tarkastelee puheesta eri piirteitä ja vertaa niitä puhekulttuurin arvoihin ja ihmisistä muodostuneisiin mielikuviin.

Nopeatempoinen puhe on yleensä yhdistetty ekstroverttiin ja energiseen puhujaan, kun taas hidastempoisuus voi antaa kuvan harkitsevasta introverttipuhujasta. Äänenlaadulla on suuri rooli puhujakuvan välittämisessä, ja siitä onkin tullut puhetemmon lisäksi tahdonalaisesti käytettävä äänenkäytön strategia. Suomalaisessa puhekulttuurissa modaalia, lievästi narisevaa ja hieman käheää ääntä pidetään miellyttävinä ja vakuuttavina puheäänen piirteinä. Henkäyssointinen ja hiljainen ääni antavat kuvan taas arasta puhujasta, jolloin puhujan uskottavuus ja asiantuntevuus voivat kärsiä.

Aito yhteys äänellä

Tuleeko puheessa henkilökohtainen ja aito yhteys helposti esille vai tuleeko vahingossa luotua etäisyyttä itsensä ja kuulijan välille. Monissa puhekulttuureissa nimen toistaminen kiinnittää kuulijan huomion ja onkin toimiva tapa erityisesti kasvokkain. Tosin suomalaisessa puhekulttuurissa pitää olla tarkkana, ettei viestiä tulkita väärän lauserakenteen, puherytmin ja äänenpainon perusteella ylimieliseksi. Puhelimessa äänen rooli korostuu erityisen paljon, jolloin sanojen tukena on käytettävä äänellisiä tehokeinoja. 

Miten sitten kannattaa luoda aito yhteys? Kysely ja kuuntelu jättävät yleensä vahvan ja mielikuva kiinnostuneesta ja vuorovaikutukseen pyrkivästä puhujasta, mutta äänellä pystytään luomaan erityinen yhteys. Äänielimistö ja tunteet ovat vahvasti yhteydessä toisiinsa, jolloin eleet ja ilmeet heijastuvat ääneen ja puhujasta havaittavaan kuvaan. Jo pelkällä hymyllä voidaan luoda lämminhenkinen ja lähestyttävä yhteys puhelimenkin välityksellä.

Painotuksella tukea sisältöön

Miten relevantit asiat korostetaan puheessa? Tämä tapahtuu painotuksen avulla. Painotusta käytetään yleensä kolmeen tarkoitukseen. Nämä ovat korostus, uuden ja vanhan tiedon erottaminen sekä syntaksin osoittaminen. Äänenpainotus antaa kuulijalle kuitenkin myös muuta tietoa. Kokonaisuudessa äänenpainolla voidaan luoda eri sävyjä, jotka kertovat puhujasta tai puheen sisällön vakavuudesta tai rentoudesta. Etukäteen mietityssä puheessa ääneen harjoittelu, puheen äänitys ja kuuntelu antavat puhujalle tärkeää palautetta, jonka avulla voidaan kehittyä paremmaksi asian ilmaisussa.

Muista vielä nämä!

Äänenkäytön perustana on kosteat limakalvot ja hyvä ryhti. Muista puhua siis seisten hyvässä ryhdissä sekä pidä vesilasi lähettyvillä. Muista myös, että hymy välittyy pitkälle! 

NANNA VIIKINKOSKI

x

Työyhteisön vuorovaikutustaidot osa 2: Palaveritaidot

Kuinka monta palaveria sinulla on viikossa? Joskus niitä saattaa olla hyvin monta ja silloin ne voivat tuntua turhilta. Ne vievät paljon tehokasta työaikaa ja siirtävät muiden töiden tekemistä myöhemmäksi. Jotta palavereista saisi tehokkaampia, kannattaa hioa omia palaveritaitojaan.

Tunne menettelytavat

Hyödyllinen ja tehokas palaveri on hyvin suunniteltu ja toteutettu. Jokaisen osallistujan on tiedettävä, miksi palaveri pidetään ja mitä asioita siinä käsitellään, missä ja milloin palaveri järjestetään, ketkä siihen osallistuvat ja miten siihen pitäisi valmistautua. Nämä asiat kannattaa mainita palaverikutsussa. Siten jokainen osallistuja voi etukäteen miettiä omia kantojaan ja puheenvuorojaan aiheeseen liittyen. Ennen palaverin alkua on myös hyvä sopia roolit: kuka toimii puheenjohtajana, kuka kirjaa muistiinpanot sekä mahdolliset muut tehtävät.

Jokaisella työpaikalla kannattaa sopia yhteiset palaverisäännöt, jotka ovat kaikilla tiedossa. Näitä voivat olla esimerkiksi älypuhelinten ja tietokoneiden käyttö palaverien aikana, puheenvuoron pyytäminen ja toisia kunnioittava viestintätyyli.

Osallistu tavoitteittesi mukaan

Osallistuminen on keino ohjata palaveria. Edistääksesi palaverin kulkua, sinun on löydettävä tarkoituksiisi ja tilanteeseen sopiva osallistumisen tapa. Osallistumistapoja ovat esimerkiksi mielipiteiden kertominen ja pyytäminen, perusteleminen, ehdotusten tekeminen ja pyytäminen, tiedon jakaminen ja kysyminen, kommentointi, arviointi, kannustaminen ja rohkaiseminen.

Palavereiden etenemisen kannalta on tärkeää, että jokainen osallistuja edistää yhteiseen tavoitteeseen pääsemistä. Jokaisen osallistujan vastuulla on, että palaverissa säilyy hyvä ilmapiiri ja että jokaisen mielipidettä kuunnellaan ja kunnioitetaan.

Palavereiden sujumisen kannalta on tärkeää toimia joustavasti omien tavoitteittesi mukaisesti. Vaikka olisit etukäteen suunnitellut puheenvuorot ja jäsentänyt ajatuksesi, saattaa tilanne ollakin toisenlainen ja silloin omaa toimintaa pitää muuttaa. Sovitat siis omat tavoitteesi toisten tavoitteisiin.

Muista raportointi

Raportointitaitoihin kuuluu niin suulliset kuin kirjallisetkin taidot. Kannattaa sopia, miten palaverimuistioita tehdään, mihin ne talletetaan ja kenelle ne jaetaan. Jotta turhilta palavereilta vältytään palaverimuistioon kannattaa kirjata ainakin, mitä asioita käsiteltiin ja mitä päätöksiä tehtiin, tehtäväjaot eli kuka on vastuussa mistäkin ja mihin mennessä tehtävät tulee olla tehtyinä. Jos samalla päätettiin jatkotoimista ja seuraavasta palaverista, nekin kannattaa kirjata muistioon.

EMMI MÄLKIÄ

Kuka sinua kouluttaa?

Puheviestinnän ja esiintymistaitojen valmentaja Ina Virkki-Ukeleghe on yksi Puheopiston valmentajista, joka kouluttaa myös englanniksi. Hän aloitti uransa ilmaisukurssin valmentajana, mutta valmennuskokemusta on karttunut jo ennen sitä, yliopisto-opintojen aikana.

Ina on kouluttanut, luennoinut ja valmentanut monia eri puheviestinnän aiheita, mutta painopiste on auttaa asiantuntijoita esiintymään ja sparrata asiakaspalveluviestintää puhelimessa. Myös työyhteisön vuorovaikutustaitojen ja neuvotteluiden valmennus sekä äänen, ilmaisun, sanattoman viestinnän ja esiintymisjännityksen valmennukset kuuluvat hänen repertuaariinsa. Kouluttajamme on tehnyt myös työnohjauksia esimiehille ja johdolle sekä työyhteisöille. Inan valmennukset rakentuvat tekemällä ja kokeilemalla oivaltamisesta ja oppimisesta.

Ina kuvaa itseään joustavaksi, läsnäolevaksi ja innostuneeksi kouluttajaksi. Kouluttaminen on Inalle kutsumustyö. Hän pistää persoonansa peliin, osaa motivoida ja antaa hyviä vinkkejä, mistä hän on saanut myös koulutuksissaan kiitosta. Palkitsevana kouluttajamme kokee työssään erilaiset ihmiset ja tilanteet, joissa osaamista tulee kasvattaa ja itseä pääsee haastamaan. Yritysyhteistyössä motivoi taas menestyksen tukeminen. Ennen valmennusta Ina toivoo valmennettavilla olevan avoin ja utelias mieli. Valmennuksista Ina haluaa antaa mukaan käytännön vinkkejä, joilla voi vauhdittaa omaa osaamista.

Kouluttajan motto Inalla on vuosien takaa lähtenyt ajatus, miten uudet tulokulmat rikastuttavat ratkaisuja: ”Minulla on varaa joustaa ja tulla perille joskus toisten!”

NANNA VIIKINKOSKI

Esiintymistaito osa 2: Esiintymisjännitys vs. Esiintymisvarmuus

Esiintymisjännitys ilmenee hyvin usein esiintymistaidon valmennuksissa. Iso osa ihmisistä kokee esiintymistilanteet jännittävinä, vaikka siltä se ei aina näytä. Lähestulkoon kaikki puhetilanteet yleisön edessä saavat elimistön vireytymään. Joskus kuitenkin kehon tuntemukset saattavat tuntua epämiellyttäviltä.

Esiintymisjännitys tuntuu kokonaisvaltaisesti koko kehossa ja mielessä. Yleisiä oireita ovat sydämen tykytys, hikoilu, punastuminen, käsien ja jalkojen vapina, äänen väriseminen ja hengitysrytmin muutokset. Esiintyjä saattaa tuntea itsensä levottomaksi, hermostuneeksi ja ahdistuneeksi. Esiintyjälle saattaa kuitenkin olla helpottava tieto, että koetusta esiintymisjännityksestä vain pieni osa näkyy yleisölle.

Esiintymisjännityksestä ei kannata pyrkiä eroon, sillä jännitys lisää vireyttää ja siten jopa parantaa suoritusta. Jännittämisen oireita kannattaa kuitenkin opetella tunnistamaan ja hallitsemaan. Erilaisia keinoja lievittää esiintymisjännitystä on useita, joista jokainen voi ottaa käyttöönsä itselle sopivimmat. Kannattaa kokeilla esimerkiksi:

•        rentoutumis- ja hengitysharjoituksia
•        liikuntaa (esim. paikallaan juoksu, hyppely, ravistelu, venyttely)
•        mielikuvaharjoittelua
•        esiintymisharjoituksia turvallisessa ympäristössä
•        omien mielikuvien kyseenalaistamista
•        hankkimalla esiintymiskokemusta

Esiintymisvarmuus on kokemus luottavasta tunteesta selviytyä, itsensä ja tilan hallinnasta, oman osaamisen riittävyydestä ja itsearvostuksesta.  Yleisön kautta voi myös tuntea varmuuden tunteen lämpimänä vastakaikuna sekä yhteisestä aiheesta innostumisena.

Esiintymisvarmuutta voi oppia vain esiintymällä.  Tärkein lähtökohta on myönteisten merkitysten liittäminen esiintymisiin ja puhetilanteisiin.  Kun puhetilanteet tuottavat onnistumisen kokemuksia, esiintymisvarmuus kasvaa.  Siksi onkin jo lapsesta asti tärkeää tukea ja palkita esiintymistilanteista, jotta aikuisiällä tilanteet kohdataan varmuudella ja jännityksestä saadaan energiaa esiintymiseen.

Esiintymisvarmuus vahvistuu vain harjoituksen ja kokemuksen myötä. Jännittäjän ei siis kannata karttaa esiintymisiä vaan hyväksyä pelko ja jännitys ja pyrkiä niitä päin.

Ohjeita jännittäjälle:

• Ole armollinen itseäsi kohtaan ja hyväksy jännittäminen: Jännittäminen on luonnollista ja pieni jännittäminen on jopa hyväksi.

• Aseta itsellesi realistiset tavoitteet: Sinun ei tarvitse olla täydellinen.

• Kartuta esiintymiskokemusta: Mitä enemmän esiinnyt, sitä paremmin hallitset jännitysoireet ja saat esiintymiskokemusta.

• Löydä itsellesi sopiva keino hallita jännitysoireita: Kun tunnistat oireet, niihin on helpompi suhtautua myönteisesti. 

EMMI MÄLKIÄ JA NANNA VIIKINKOSKI

Äänenkäyttö osa 1: Mitä sinun tulisi tietää äänestä?

Ääni on jokaisen yksilön persoonallinen ominaisuus, joka on kuin sormenjälki. Äänen avulla tunnistamme tuttuja mediapersoonia ja jo lapsesta asti vanhempamme. Ääni on meille kuitenkin niin itsestään selvä asia, ettemme huomioi sitä, ennen kuin siinä kuuluu jotain poikkeavaa. Viestimme äänellä kuitenkin päivittäin ja monesti jääkin huomioitta, kuinka monet asiat vaikuttavat ääneen ja miten äänellä vaikutetaan vuorovaikutustilanteissa.  

Äänenkäytön teemasarjassa kerromme tietoa äänestä ja syvennymme äänen välittämiin mielikuviin ja äänenkäyttöä tukeviin kehitystapoihin.

Mitä on ääni ja miten se syntyy?

Ääni on ilman edestakaista värähtelyä ns. ilmapulsseja, jotka syntyvät äänihuulilihasten värähdellessä. Ääniraon läpi virtaava keuhkoilma kulkeutuu ääntöväylään ja heijastuu sekä resonoituu yksilön fysikaalisesti ominaisissa rakenteissa. Ääni myös muokkautuu sanallisen sisällön (artikulaation) mukaan. Voit tuntea äänihuulivärähtelyn tuottamalla pitkää a -vokaalia ja samalla laittamalla käden hellästi kurkulle.

Äänen ergonomia

Äänen ergonomiaan eli äänen oikeaoppiseen tuottoon vaikuttavat monet ympäristön ja kehon asiat. Kurkunpään ja suuontelon kostutus vedellä tai vesihöyryllä tehostaa äänentuottoa ja vähentää liman eritystä. Puhetyöläisten pitäisikin välttää limakalvoja kuivattavia aineita kuten, teetä ja kahvia sekä limaa erittävää suklaata ja maitotuotteita. Jätä myös jääpalat ja liian kylmät juomat pois ja suosi raikasta huoneenlämpöistä vettä!

Paras äänentuotto tapahtuu ryhdikkäästi seisten, kaula pitkänä, hartiat alhaalla ja takana. Huono ryhti painaa elimistön rakenteita kasaan, jolloin dynaaminen lihastyöskentely ei saa tukea ja ääni ei pääse kulkemaan vaivatta puhumisen aikana. Erilaiset yläkropan aktivointiharjoitukset ja venytykset auttavat pitämään ryhdin hyvänä ja rentouttamaan lihakset, jotka tukevat puheentuottoa. Muista myös, jos olet jatkuvasti puhelimella ja katsot pää alaspäin ruutua, että tämä vaikuttaa pitkällä aikavälillä kurkunpään rakenteisiin ja altistaa tutkitusti ääniongelmille. Vie siis mieluummin puhelin lähemmäs päätä kuin pää lähemmäs puhelinta.  

Ääntä kannattaa siis tarkkailla ja huoltaa päivittäin.

NANNA VIIKINKOSKI

Esiintymistaidot osa1: Mitä taitoja esiintymisessä tarvitaan?

”Ei minun työhöni kuulu esiintyminen”, saattaa moni ajatella. Työelämä on kuitenkin täynnä erilaisia esiintymistilanteita: asiakasneuvottelut ja -tilaisuudet, projektien esittely ja niistä raportoiminen, palaveripuheenvuorot, kokoukset, asiantuntijapuheenvuorot eri yhteyksissä, mediaesiintymiset, seminaariesitykset, koulutustilaisuudet jne.

Esiintymistaidon juttusarjassamme keskitymme esiintymisen osa-alueisiin, mutta pohditaan ensin, mitä esiintymistaidoilla tarkoitetaan. Juttusarjan myöhemmissä osissa keskitymme eri esiintymistaitoihin tarkemmin.

Vuorovaikutus tarkoittaa taitoa huomioida yleisö esityksen suunnitteluvaiheesta lopetukseen saakka. Se tarkoittaa myös taitoa motivoida yleisö. Esiintyjän tulee kuunnella ja havainnoida yleisöä ja reagoida yleisön viesteihin. Vuorovaikutustaitoon kuuluvat lisäksi esiintyjän sanattoman viestinnän hyödyntäminen.

Puheenvuoron rakentamisen taitoihin kuuluu yleisöä kiinnostavan aiheen tai näkökulman valitseminen tilanteen ja ajan mukaan. Esityksen tulee olla johdonmukainen ja hyvin jaksotettu. Hyvä esitys alkaa kiinnostavasti ja loppuu dynaamisesti. Asiasta toiseen siirrytään saumattomasti. Esitys tulee olla mitoitettu oikein aikarajaan nähden.

Puheenvuoron sisältö tulisi valita yleisön ja tilanteen mukaan. Esiintyjän tulee osata nostaa esiin merkittävät näkökohdat. On myös tärkeää miettiä uskottavat ja monipuoliset perustelut väitteille ja mielipiteille. Tähän taitoon kuuluu myös esityksen monipuolinen havainnollistaminen.

Esitystapa tarkoittaa esiintyjän taitoa käyttää tarkkaa ja ymmärrettävää kieltä. Se on myös taitoa käyttää sanatonta viestintää esityksen tukena. Esitystapaan kuuluu lisäksi taito käyttää ilmaisuvoimaista ääntä tilanteeseen sopivalla tavalla.

Esiintymisjännitys vaivaa meistä monia. Kun tiedostaa ja hyväksyy oman jännityksensä, sitä pystyy hallitsemaan ja tulemaan sen kanssa toimeen. Ajatukset tulisi kääntää jännittämisestä vireytymiseen.

Vaikutelmien hallinnalla tarkoitetaan, että esiintyjä ymmärtää ulkoisen olemuksensa, sanattoman viestintänsä ja havainnollistamiskeinojensa synnyttävän vaikutelmia ja osaa eritellä luomiaan vaikutelmia. Esiintyjän tulisi myös osoittaa kiinnostuksensa esitettävään aiheeseen.

EMMI MÄLKIÄ

Viestintä- ja vuorovaikutustaidot osa 2: Taito kuunnella

Ihmisellä on yksi suu, mutta kaksi korvaa, niin tärkeä osa vuorovaikutusta kuunteleminen on. Kuunteleminen ei ole vain kuulemista. Se on aktiivista toimintaa, jonka avulla havainnoidaan ja tulkitaan sanallista ja sanatonta viestintää. Kuuntelutaito on yksi keskeisimpiä vuorovaikutustaitoja. Kuunteleminen vaikuttaa yksilöiden ja työyhteisöjen hyvinvointiin. Jokaiselle on tärkeää tulla kuulluksi.

Kuuntelemisen ensisijainen tarkoitus on tiedon kerääminen. Tietoa käytetään asioiden oppimiseen, vaikuttamiseen sekä erilaisten suhteiden rakentamiseen ja ylläpitämiseen. Kun kuunteleminen on tehokasta, kanssaviestijöiden ajatukset, tarpeet, arvot ja tavoitteet ymmärretään paremmin. Tällöin myös asiat pysyvät paremmin muistissa. Tiedonkulku, päätöksenteko ja ongelmanratkaisu toimivat paremmin ja väärinymmärtämisen riski pienenee.

Kuunnella voi monella eri tavalla. Viihdyttävällä kuuntelemisella tarkoitetaan yleensä vapaa-ajanviettoon ja rentoutumiseen liittyviä kuuntelutilanteita. Informatiivista kuuntelemista käytetään tärkeissä, keskittymistä vaativissa tilanteissa kuten työpaikoilla tai ohjeiden kuuntelemisessa. Kun halutaan tarkastella ja arvioida puhujan asiasisältöjä, poimia tosiasiasiat mielipiteistä tai antaa palautetta, kannattaa kuunnella arvioivasti. Empaattinen kuunteleminen puolestaan on sitä, että kuuntelija osoittaa välittämistä ja ymmärrystä.

Hyvä kuuntelija:

• osaa poimia ydinsanoman ja tehdä yhteenvetoja
• osaa erottaa faktat mielipiteistä sekä tulkita näkökulmia ja arvioida niitä
• havaitsee, jos häneen pyritään vaikuttamaan
• havainnoi ja tulkitsee sekä sanallista, että sanatonta viestintää
• ymmärtää, että tulkintaan kuullusta vaikuttavat omat asenteet, arvot, mielipiteet ja mielentila
• käyttää tilanteeseen sopivaa tapaa kuunnella
• antaa puhujalle tarkoituksenmukaista palautetta
• osoittaa kuuntelemistaan toista kunnioittavalla tavalla
• ymmärtää kuuntelemisen merkityksen toimivassa vuorovaikutuksessa

Kuuntelutaitoja kehittämällä oppii kuulemaan puhetta enemmän. Opimme tulkitsemaan, mitä puhuja puhuu rivienväleissä äänellä, ilmeillään, eleillään ja energiallaan.

EMMI MÄLKIÄ

Viestintä- ja vuorovaikutustaidot osa 1: Viestijäkuva

Millainen olet keskustelijana, esiintyjänä tai kirjoittajana? Oletko tyytyväinen mielikuvaan, joka sinulla on itsestäsi viestijänä? Oletko koskaan miettinyt, millaisissa viestintätilanteissa viihdyt ja millaisissa et? Näitä asioita pohditaan, kun puhutaan viestijäkuvasta.

Viestijäkuvalla tarkoitetaan mielikuvaa, joka viestijällä on itsestään. Se muodostuu vähitellen läpi elämän ja siihen vaikuttaa omat kokemukset sekä muiden antama palaute. Kun viestijäkuva on vahva, henkilö luottaa itseensä erilaisissa viestintätilanteissa ja osaa muokata viestintäänsä tilanteen mukaan. Jos viestijäkuva itsestä on heikko, henkilö saattaa ajatella epäonnistuvansa helposti ja pitää omia viestintätaitojaan huonoina.

Usein kielteiset viestijäkuvat ovat opittuja, joten ne ovat myös poisopittavissa. Me olemme usein liian ankaria itsellemme ja uskomme epäonnistuvamme. Kannattaa kuitenkin muistaa: mikä itsestä tuntuu mokalle, sitä kanssaviestijämme eivät välttämättä edes huomaa. Sen vuoksi muiden antama palaute omasta viestinnästä on ensiarvoisen tärkeää. Myönteisen palautteen myötä omakin viestijäkuva vähitellen vahvistuu.

Viestijäkuvaa voi vahvistaa myös erilaisia viestintätaitoja opettelemalla. Kehittyminen viestintätaidoissa vaatii omien perustietojen ja -taitojen syventämistä, erilaisiin viestintätilanteisiin osallistumista sekä oman toiminnan tarkastelua. Viestintätilanteissa ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa toimia. Viestintätaitojen harjoittelussa onkin tavoitteena löytää itselle sopiva tapa toimia erilaisissa tilanteissa.

Erilaisia viestintätaitoja tarvitaan niin työelämässä kuin vapaa-ajallakin. Eri taidot kuitenkin korostuvat erilaisissa tilanteissa. Vahva viestijäkuva ja viestintätaitojen hallitseminen sekä kyky toimia eri tilanteissa parantaa ihmisen mahdollisuuksia onnistua ja vaikutta asioiden kulkuun haluamallaan tavalla.

EMMI MÄLKIÄ

Työyhteisön vuorovaikutustaidot osa 1: PALAUTETAIDOT

Suomalaisesta työyhteisöistä sanotaan usein, että palautteenantokulttuuri on melko vähäistä. Palautteen antaminen työyhteisössä on kuitenkin tärkeää. Palaute on merkki, että ihmisen työ huomataan ja työpanos on merkityksellistä. Palaute edistää halua kehittyä ja oppia lisää. Toimiva palautekulttuuri työyhteisössä lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta, työn imua ja motivaatiota.

Palautteen antaminen ei kuitenkaan aina ole helppoa ja palautekeskusteluihin kannattaakin kiinnittää huomiota, jotta niistä olisi mahdollisimman suuri hyöty.

Myönteistä palautetta antaessasi:

•        Anna palaute kasvokkain mahdollisimman nopeasti
•        Myönteisen palaute kannattaa antaa julkisesti
•        Kerro, mistä annat palautetta ja miksi
•        Ole aito ja hymyile
•        Suhteuta palaute tekoon, mutta vältä superlatiiveja
•        Muotoile palautteesi vastaanottajalle sopivaksi

Myönteistä palautetta on toki helpompi antaa ja vastaanottaa, mutta myös korjaava palaute on tärkeää. Kun korjaava palaute annetaan oikein ja rohkaisevasti, motivoituu vastaanottaja korjaamaan virheen ja oppimaan siitä. Näin korjaavalla palautteella on positiivinen tavoite.

Korjaavaa palautetta antaessasi:

•        Esitä palaute kahden kesken sille, jolle se kuuluu
•        Anna palaute heti kuin mahdollista
•        Anna palautetta vain yhdestä asiasta kerralla
•        Älä pyydä anteeksi oikeutettua palautetta
•        Vältä ironiaa ja sarkasmia
•        Vältä sanoja ”aina” ja ”ei koskaan”
•        Muista myös kiittää

Palautteen vastaanottaminen saattaa myös tuntua vaikealta. Oman työn tuloksista voi olla vaikea ottaa vastaan kiitosta tai kritiikkiä.

Muista palautteen vastaanottajana:

•       Ota vastaan positiivinen palaute vähättelemättä itseäsi/toimintaasi
•       Älä hyökkää, jos saat korjaavaa palautetta
•       Ota korjaava palaute mahdollisuutena korjata virhe ja oppia
•       Kuuntele saamasi palaute loppuun, älä keskeytä
•       Tarkista, että olet ymmärtänyt palautteen oikein ja tee tarvittaessa lisäkysymyksiä
•       Kiitä saamastasi palautteesta

Toistuva palautteen antaminen tekee siitä hyvän tavan ja rutiinin, jolloin palaute on osa työyhteisön toimintamallia. On myös sanottu, että palaute on kuin sementtiä. Se avulla rakennetaan työyhteisöön turvallista ilmapiiriä.

EMMI MÄLKIÄ