Työyhteisön vuorovaikutustaidot osa 2: Palaveritaidot

Kuinka monta palaveria sinulla on viikossa? Joskus niitä saattaa olla hyvin monta ja silloin ne voivat tuntua turhilta. Ne vievät paljon tehokasta työaikaa ja siirtävät muiden töiden tekemistä myöhemmäksi. Jotta palavereista saisi tehokkaampia, kannattaa hioa omia palaveritaitojaan.

Tunne menettelytavat

Hyödyllinen ja tehokas palaveri on hyvin suunniteltu ja toteutettu. Jokaisen osallistujan on tiedettävä, miksi palaveri pidetään ja mitä asioita siinä käsitellään, missä ja milloin palaveri järjestetään, ketkä siihen osallistuvat ja miten siihen pitäisi valmistautua. Nämä asiat kannattaa mainita palaverikutsussa. Siten jokainen osallistuja voi etukäteen miettiä omia kantojaan ja puheenvuorojaan aiheeseen liittyen. Ennen palaverin alkua on myös hyvä sopia roolit: kuka toimii puheenjohtajana, kuka kirjaa muistiinpanot sekä mahdolliset muut tehtävät.

Jokaisella työpaikalla kannattaa sopia yhteiset palaverisäännöt, jotka ovat kaikilla tiedossa. Näitä voivat olla esimerkiksi älypuhelinten ja tietokoneiden käyttö palaverien aikana, puheenvuoron pyytäminen ja toisia kunnioittava viestintätyyli.

Osallistu tavoitteittesi mukaan

Osallistuminen on keino ohjata palaveria. Edistääksesi palaverin kulkua, sinun on löydettävä tarkoituksiisi ja tilanteeseen sopiva osallistumisen tapa. Osallistumistapoja ovat esimerkiksi mielipiteiden kertominen ja pyytäminen, perusteleminen, ehdotusten tekeminen ja pyytäminen, tiedon jakaminen ja kysyminen, kommentointi, arviointi, kannustaminen ja rohkaiseminen.

Palavereiden etenemisen kannalta on tärkeää, että jokainen osallistuja edistää yhteiseen tavoitteeseen pääsemistä. Jokaisen osallistujan vastuulla on, että palaverissa säilyy hyvä ilmapiiri ja että jokaisen mielipidettä kuunnellaan ja kunnioitetaan.

Palavereiden sujumisen kannalta on tärkeää toimia joustavasti omien tavoitteittesi mukaisesti. Vaikka olisit etukäteen suunnitellut puheenvuorot ja jäsentänyt ajatuksesi, saattaa tilanne ollakin toisenlainen ja silloin omaa toimintaa pitää muuttaa. Sovitat siis omat tavoitteesi toisten tavoitteisiin.

Muista raportointi

Raportointitaitoihin kuuluu niin suulliset kuin kirjallisetkin taidot. Kannattaa sopia, miten palaverimuistioita tehdään, mihin ne talletetaan ja kenelle ne jaetaan. Jotta turhilta palavereilta vältytään palaverimuistioon kannattaa kirjata ainakin, mitä asioita käsiteltiin ja mitä päätöksiä tehtiin, tehtäväjaot eli kuka on vastuussa mistäkin ja mihin mennessä tehtävät tulee olla tehtyinä. Jos samalla päätettiin jatkotoimista ja seuraavasta palaverista, nekin kannattaa kirjata muistioon.

EMMI MÄLKIÄ

Etätyössä Thaimaassa

Oletko haaveillut siirtyväsi tekemään työsi jossain palmun alla, vaikkapa Thaimaassa? Suurimmalle osalle tämä jää lähinnä haaveeksi. Itselle etätyöskentelystä Thaimaassa tuli kuitenkin todellisuutta viime helmikuussa. Vaikkei nyt ihan palmun alla vaan Bangkokin suurkaupunkivilinän keskellä. Näin neljän kuukauden kokemuksen jälkeen on aika pohtia hieman plussia ja miinuksia.

Etätyö on osa monen suomalaisen arkea ja yhä useammilla on siihen halutessaan mahdollisuus. Tämä käy ilmi myös Helsingin Sanomien toukokuussa julkaistusta nettiartikkelista.

Kaikkien tärkeimpien työvälineiden ollessa pilvipalveluja, on oikeastaan helppoa siirtyä tekemään työnsä missä tahansa paikassa, jossa on kunnon internetyhteys. Toki joitain muutoksia työtehtäviin oli omassa tapauksessani järkevää tehdä. Kun sitten saatiin myös puhelinliikenne netin yli toimimaan, niin yhteydenpito asiakkaisiin on sujunut aivan kuin toimistoltakin käsin.

Kauppalehden huhtikuussa julkaisemassa artikkelissa kerrottiin tutkimuksesta, jossa todettiin etätyön lisäävän tuottavuutta ja työhyvinvointia. Voin kyllä yhtyä näihin ajatuksiin. Kotona töitä tehdessä on usein helpompi keskittyä olennaiseen ja saada asioita vietyä päätökseen. Myös mahdollisuus järjestää omien työpäiviensä aikataulu melko vapaasti vähentää stressiä. Oikeastaan ainoa rajoite tässä suhteessa on itsellä ollut maiden välinen aikaero (kesäaikaan neljä tuntia). Muttei tästä Suomen toimistoajan seuraamisesta silti ole hankaluuksia tullut.

Etätyöntekijä on väistämättä hieman erillään muusta työyhteisöstä. Tämä aiheuttaa helposti ulkopuolisuuden tunnetta tai informaatiokatkoksia puolin ja toisin. Asioiden eteenpäinvieminen yhdessä työkavereiden kanssa ei olekaan ihan niin helppoa, kun et voi käydä vaan koputtamassa olkapäähän tai huikkaamassa ovelta. Näihin ongelmiin on onneksi apua tekniikasta. Meidän tiimissä olemme onnistuneet säilyttämään hyvät viestintäyhteydet. Olen osallistunut etänä viikkopalavereihin videoyhteydellä ja hoitanut monet asiat työkavereiden kanssa kahden kesken Skypen chatissa.

Kaiken kaikkiaan etätyön tekeminen toiselta puolelta maailmaa on ollut helpompaa kuin kuvittelinkaan.
Kiitos Puheopiston tiimille mahdollisuudesta etätyön tekemiseen ja tuesta, jota olette antaneet siinä onnistumiseen!

Millaisia sinun kokemuksesi etätöistä ovat? Kirjoita kommentti tai osallistu keskusteluun some-kanavissamme.

JOHANNA MARTIKAINEN

Työpahoinvointiin puuttuminen

Onkin ehtinyt vierähtää melkoinen tovi siitä, kun itse viimeksi kirjoitin tähän blogiin. Mutta nyt koen siihen olevan aihetta. Moni asia suomalaisilla työpaikoilla on tosi hyvin, mutta ei selvästikään kaikilla työpaikoilla eikä jokaisella työntekijällä. Viime viikolla esiin nousi Palkansaajajärjestö Pardian jäsenkyselyn tulokset, jonka mukaan mm. henkinen uupuminen on lisääntynyt. Aiemmin syksyllä on puhuttu työpaikkakiusaamisesta ja sen tiimoilta kiusatuille kohdistettuja ohjeita antoi Heli Vaaranen Yle:n kolumnissaan.

Niin uupuminen kuin kiusaamistilanteet töissä ovat vakavia ja vaikeita asioita. Tilanteen ratkaisemiseksi ei ole olemassa mitään yhtä ja helppoa konstia. Ratkaisun avaimet ovat tietenkin hyvin paljon henkilön itsensä varassa, joka kokee tällaisia asioita. Silti usein uupumuksesta kärsivä tai kiusaamisen uhri kokee vaikeaksi lähteä itse aktiivisesti viemään asioita eteenpäin. Meillä jokaisella työyhteisössä on kuitenkin mahdollisuus ja velvollisuus puuttua tällaiseen työpahoinvointiin sitä havaitessamme. Vaikkei henkilö itse asiasta edes puhuisi, niin useimmiten jonkinlaisia merkkejä on havaittavissa.

Miten omalla toiminnalla ja vuorovaikutusosaamisella voi auttaa?

1.  Ota askel silminnäkijästä toimijaksi.
   Usein huomaamme, kun kaikki ei olekaan ok, mutta kynnys puuttua asiaan voi olla korkea. Jos kaikki ottavat kuitenkin vain tarkkailijan roolin, asiat menevät aina vain huonompaan suuntaan. Jos havaitset kiusaamistilanteen mene uhrin, älä kiusaajan, puolelle. Mikäli koet uhkana sanoa mitään kiusaajan läsnä ollessa, osoita muilla tavoin, ettet ole samaa mieltä (esim. et naura asiattomalle heitolle). Jos työkaveri on mielestäsi voimiensa äärirajoilla, kysy miten hän jaksaa.


2. Anna sanallista tukea ja kuuntele.
   Kerro kiusatulle, ettei kiusaajan mielipide pidä paikkaansa ja että itse arvostat hänen työtään. Sano uupumusta kohti menevälle, että olet huolissasi hänen hyvinvoinnistaan. Keskustelun avaaminen voi saada henkilön itsensä käsittelemään asiaa tai pyytämään apua. Myös empaattinen kuuntelu voi antaa työtoverille hänen tarvitsemaansa sosiaalista tukea. Työn aiheuttaman stressin käsittelyssä juuri kollegoilta saatava tuki on usein koettu vielä tärkeämpänä kuin muilta läheisiltä tuleva tuki.


3. Tarjoa käytännön apua tai ohjaa hakemaan sitä.
   Jos omat resurssisi sen vain sallivat tarjoudu auttamaan tavalla tai toisella. Esimiehet ovat tässä myös tärkeässä roolissa. Eräs esimiesasemassa oleva kertoi hiljattain poistaneensa alaisensa yhdestä projektista, koska huomasi selviä merkkejä ylikuormituksesta. Välillä tarvitaan toki ihan työterveyshuollon ammattilaisten tai työsuojelun apua tilanteen korjaamiseksi. Aina henkilö ei itse tajua hakeutua apuun, jolloin voit muistuttaa häntä näistä mahdollisuuksista.

Lisää käytännön tason ajatuksia sosiaalisen tuen antamisesta ja vastaanottamisesta oli hiljattain koulutusyhteistyökumppanimme Voimiston blogissa. Hieman teoreettisemmalla tasolla olevaa tietoa työyhteisön antaman sosiaalisen tuen merkityksestä stressitilanteissa löytyy Petra Meriläisen gradusta.


Tehdään omasta työyhteisöstämme mukava ja turvallinen paikka kaikille!

JOHANNA MARTIKAINEN

Työyhteisö tarvitsee vuorovaikutusarkkitehtia

Viime aikoina on keskusteltu siitä, miten työelämä tulevaisuudessa muuttuu: mitä ammatteja ei enää ole ja mitkä taas ovat uusia tulokkaita.  Olisiko yksi tulevaisuuden ammateista vuorovaikutusarkkitehti? Tätä ehdotti tulevaisuuden tutkija Kirsi Juva Puheviestinnän päivillä (5.9.14) Jyväskylässä.

Juvan mukaan tulevaisuuden työntekijät tuottavat ja jakavat itse omaa mediaansa. Työpaikoista saattaa tulla kommentointikeskuksia ja yksilöiden esiintymisareenoita, joissa kuitenkin aito kohtaaminen on jäämässä näennäistasolle. Siispä tarvitaan vuorovaikutusarkkitehtia. Työpaikkailmoitus voisi näyttää vaikkapa tältä:

Haemme innovatiiviseen joukkoomme vuorovaikutusarkkitehtia. Työyhteisömme koostuu teknologisesti taitavista, esiintymiskykyisistä, luovista ja tuottavista ammattilaisista. Silti kaikki ei ole työyhteisössämme kunnossa, sillä emme todella kohtaa toisiamme.

Odotamme sinulta seuraavaa:

• Rakennat työyhteisöömme arkipäivän palautekulttuurin virtuaalisen peukunnoston tilalle.
• Opetat silmiin katsomista ja kuuntelua ilman samanaikaista teknisten laitteiden vilkuilua.
• Luot meille palaverikulttuurin, jossa keskustellaan yhdestä asiasta kerrallaan, eikä jokainen puheenvuoro ole vain oman, maailman parhaan idean esittelyä.
• Osoitat meille, että etätyön vastapainoksi on välillä hyvä kohdata työkaveri myös kasvokkain.
• Mallinnat meille vuorovaikutusta, jossa asian lisäksi puhutaan välillä myös niitä näitä.
• Vakuutat meidät siitä, että välillä saa olla off-line-tilassa.

Tartu tilaisuuteen, Sinä vuorovaikutuksen ammattilainen! 

Hmm. Ehkäpä vuorovaikutusarkkitehti ei olekaan tulevaisuuden ammatti. Se on ammatti, jonka pitäisi olla olemassa jo nyt!

(Lisää viestintäteknologiasta ja sosiaalisista taidoista kuulet Yle Puheesta. Ohjelmassa toimittaja Hanna Kinnunen haastattelee puheviestinnän professori Maarit Valoa aiheesta Viestintäteknologia ja sosiaaliset taidot: kumpi kehittää kumpaa?)

SANNA FRANCK

Hyvä minä, hyvä me, hyvä meidän joukkue!

Jokainen urheilija ja urheilujoukkue tietää, kuinka tärkeää yleisöltä saatava kannustus on. Suomen monituhatpäiset fanilaumat on nähty niin koripallon kuin lentopallonkin MM-kisoissa Bilbaossa ja Katowicessa. Huudot ja taputukset ovat nostaneet varmasti pallojengien hypyt ja heitot vielä piirun verran pidemmiksi.

Kannustaminen on tärkeää myös jokapäiväisessä työelämässä. Jokainen meistä tietää, kuinka hyvältä tuntuu kuulla positiivisia sanoja ja kannustusta, kun kamppailee hankalan työtehtävän kanssa. Muiden usko onnistumiseesi vahvistaa omaa uskoasi. Pian huomaatkin keksineesi ratkaisun ongelmaan, jonka parissa olit jo pidempään työskennellyt. Kannustaminen osoittaa, että ponnistelusi huomioidaan ja niitä arvostetaan.

Kannustaminen ei kuitenkaan tarkoita pelkästään kehuja hyvästä toiminnasta. Kannustaminen on erityisen tärkeää silloin, kun kaikki ei ole sujunut parhaalla mahdollisella tavalla. Epäonnistumisia tulee kaikille silloin tällöin, mutta myönteisessä ja kannustavassa ilmapiirissä niistä opitaan, ja seuraavalla kerralla homma hoituu jo paljon paremmin.

Kannustaminen ei ole vaikeaa, vaikka saattaakin vaatia harjoittelua. Kannustusta voi ilmaista rohkaisevilla ja positiivisilla sanoilla, ilmeillä ja eleillä. Joskus pelkkä hyväksyvä katse riittää kertomaan, että tiedät kollegan ponnistelevan onnistumisen eteen. Mieti, mitä itse haluaisit kuulla silloin, kun kaipaat kannustusta. Se auttaa löytämään ne oikeat kannustussanat ja -teot.

Kannustaminen kannatta, sillä se vaikuttaa koko työyhteisöön. Siitä saa voimaa niin kannustaja kuin kannustettavakin. Se parantaa ilmapiiriä ja yhteishenkeä. Hyvä myös kiertää. Kun itse on saanut kannustusta, sitä on helppo antaa muillekin. Kannustava työyhteisö on innostava, jolloin työtkin sujuvat. Kannustava työyhteisö yksinkertaisesti voi paremmin!

EMMI KIVISTÖ