Työyhteisön vuorovaikutustaidot osa 2: Palaveritaidot

Kuinka monta palaveria sinulla on viikossa? Joskus niitä saattaa olla hyvin monta ja silloin ne voivat tuntua turhilta. Ne vievät paljon tehokasta työaikaa ja siirtävät muiden töiden tekemistä myöhemmäksi. Jotta palavereista saisi tehokkaampia, kannattaa hioa omia palaveritaitojaan.

Tunne menettelytavat

Hyödyllinen ja tehokas palaveri on hyvin suunniteltu ja toteutettu. Jokaisen osallistujan on tiedettävä, miksi palaveri pidetään ja mitä asioita siinä käsitellään, missä ja milloin palaveri järjestetään, ketkä siihen osallistuvat ja miten siihen pitäisi valmistautua. Nämä asiat kannattaa mainita palaverikutsussa. Siten jokainen osallistuja voi etukäteen miettiä omia kantojaan ja puheenvuorojaan aiheeseen liittyen. Ennen palaverin alkua on myös hyvä sopia roolit: kuka toimii puheenjohtajana, kuka kirjaa muistiinpanot sekä mahdolliset muut tehtävät.

Jokaisella työpaikalla kannattaa sopia yhteiset palaverisäännöt, jotka ovat kaikilla tiedossa. Näitä voivat olla esimerkiksi älypuhelinten ja tietokoneiden käyttö palaverien aikana, puheenvuoron pyytäminen ja toisia kunnioittava viestintätyyli.

Osallistu tavoitteittesi mukaan

Osallistuminen on keino ohjata palaveria. Edistääksesi palaverin kulkua, sinun on löydettävä tarkoituksiisi ja tilanteeseen sopiva osallistumisen tapa. Osallistumistapoja ovat esimerkiksi mielipiteiden kertominen ja pyytäminen, perusteleminen, ehdotusten tekeminen ja pyytäminen, tiedon jakaminen ja kysyminen, kommentointi, arviointi, kannustaminen ja rohkaiseminen.

Palavereiden etenemisen kannalta on tärkeää, että jokainen osallistuja edistää yhteiseen tavoitteeseen pääsemistä. Jokaisen osallistujan vastuulla on, että palaverissa säilyy hyvä ilmapiiri ja että jokaisen mielipidettä kuunnellaan ja kunnioitetaan.

Palavereiden sujumisen kannalta on tärkeää toimia joustavasti omien tavoitteittesi mukaisesti. Vaikka olisit etukäteen suunnitellut puheenvuorot ja jäsentänyt ajatuksesi, saattaa tilanne ollakin toisenlainen ja silloin omaa toimintaa pitää muuttaa. Sovitat siis omat tavoitteesi toisten tavoitteisiin.

Muista raportointi

Raportointitaitoihin kuuluu niin suulliset kuin kirjallisetkin taidot. Kannattaa sopia, miten palaverimuistioita tehdään, mihin ne talletetaan ja kenelle ne jaetaan. Jotta turhilta palavereilta vältytään palaverimuistioon kannattaa kirjata ainakin, mitä asioita käsiteltiin ja mitä päätöksiä tehtiin, tehtäväjaot eli kuka on vastuussa mistäkin ja mihin mennessä tehtävät tulee olla tehtyinä. Jos samalla päätettiin jatkotoimista ja seuraavasta palaverista, nekin kannattaa kirjata muistioon.

EMMI MÄLKIÄ

Tämän palaverin jälkeen...

Kun teet jonkin mitättömältä vaikuttavan asian toisin ja luot näin uuden tavan toimia, voit olla starttaamassa isoa muutosta. Seuraava esimerkki kertookin siitä, kuinka pienellä konkreettisella keinolla pyritään nujertamaan mittava ongelma.

Olin kehittämässä palaverikäytäntöjä eräässä reilun sadan hengen organisaatiossa. Siellä kärsittiin hyvin tavanomaisesta pulmasta: palaveriralliin meni tolkuttomasti aikaa. Kun valmennuksessa ehdittiin pohtia palaverikäytäntöjä pintaa syvemmältä, toivotun muutoksen tavoitteet kirkastuivat. Ihmiset halusivat siivota turhat palaverit pois kalentereista ja tehdä jäljelle jäävistä palavereista laadukkaampia.

Vähempi ei siis riittänyt, vaan palaverikäytäntöjä haluttiin ravistella kunnolla. Innostavassa valmennusilmapiirissä kehitimme palavereiden parantamiseksi useita konkreettisia ideoita, joista parhaat otettiin heti käyttöön. Yksi niistä on tässä:

Menetelmä on yksinkertaisuudessaan nerokas, ja vastaa mainiosti ryhmän itse itselleen asettamiin kehitystavoitteisiin. Jos palaverille ei pystytä määrittelemään tavoitetta, se on turha eikä sitä kannata pitää. Jäljelle jäävät palaverit taas paranevat, kun työskentelyyn saadaan tavoitteellisuutta. Ihmiset sitoutuvat tekemään töitä sen puolesta, että jokaisen palaverin jälkeen jokin on toisin.

Valmennuksen osallistujat eivät turhaan kirjoittaneet ohjeeseensa isolla AINA. Käytäntö ei ole käytäntö, jos sitä ei toteuteta järjestelmällisesti. Ja kuten me kaikki uusia hyviä tapoja aloittaneet tiedämme, mikään ei ole helpompaa kuin pitäytyä vanhoissa rutiineissa – silloinkin kun aitoa halua muutokselle kyllä riittäisi.

Ryhmä oivalsi siis painottaa hyvin olennaista seikkaa: jotta uudesta hyvästä menetelmästä muotoutuisi yhteinen tapa, sitä täytyy toistaa ja toistaa. Kun lauseen täydentää ja sen liittää aina palaverikutsuun, jossain vaiheessa tämä kaikki alkaa tapahtua automaattisesti.

Ja kappas, muutos on tapahtunut.

PAULIINA PERTTULI 
Twitter: @pperttuli