Hyvä puheenjohtaja vie asioita eteenpäin

Puheenjohtaja on etenkin virallisten kokousten ja palavereiden tärkein henkilö. Hänen tehtävänsä on huolehtia päätöksenteosta, kokouksen etenemisestä aikataulussa ja, että jokainen saa puheenvuoron. Tällä viikolla muun muassa Helsingin Sanomat (25.10.2016) uutisoi Tampereen kaupunginvaltuuston puheenjohtajan Sanna Marinin esimerkillisestä toiminnasta pitkässä ja paikoin riitaisassakin valtuuston kokouksessa.

 

Hyvällä puheenjohtajalla on tiettyjä taitoja ja ominaisuuksia ja niitä kaikkia voi kehittää ja oppia. Hyvä puheenjohtaja innostaa kannustaa ja motivoi. Tähän olen kerännyt viisi hyvän puheenjohtajan ominaisuutta.

1.     Kokoustekniikan tunteminen. Hyvä puheenjohtaja tietää ja tuntee kokoustekniikan eli miten virallinen kokous etenee, äänestysmenettelyn sekä muut kokoukseen kuuluvat toimintatavat.

2.     Valmistautuminen. Puheenjohtaja usein laatii kokouksen esityslistan, joten hänen tulee valmistella tai ainakin oltava perillä käsiteltävistä asioista. Valmistautumiseen kuuluu myös kokouksen aikataulun suunnitteleminen. Jokaiselle asialle suunnitellaan käsittelyaika, jottei kokous veny.

3.     Kokonaisuuden tarkastelu. Hyvä puheenjohtaja pystyy tarkastelemaan kokoustilannetta kokonaisuudessaan. Hän pitää kiinni aikataulusta, jakaa puheenvuoroja ja kysyy mielipiteitä ei vain esitä niitä. Hyvä puheenjohtaja ohjaa keskustelua niin, että jokainen, myös se hiljainen osallistuja, saa sanoa mielipiteensä.

4.     Jämäkkyys. Etenkin tärkeitä ja mielipiteitä herättäviä asioita käsiteltäessä keskustelu saattaa olla kiivasta ja rönsyillä. Puheenjohtajan ohjaa joskus kiivaan ja rönsyilevänkin keskustelun takaisin oikeille raiteille. Erilaisia mielipiteitä saa ja pitääkin olla, mutta puheenjohtajan on huolehdittava, että ilmapiiri pysyy kaikkia arvostavana. Asiat voivat riidellä, mutta ihmiset eivät. Jämäkkyyttä on myös yhteistyön ongelmiin puuttuminen.

5.     Rohkeus tehdä päätöksiä. Asioista voisi keskustella loputtomiin. Tämä ei kuitenkaan vie asioita eteenpäin. Hyvä puheenjohtaja uskaltaakin tehdä päätöksiä. Päätöksentekoon kuuluu myös tavoitteiden asettaminen, ohjaaminen, palautteen antaminen ja avoin arvioiminen.

EMMI MÄLKIÄ

Maailman hymypäivänä hymyillään tutuille ja tuntemattomille

Tänään 7.10. vietetään Maailman hymypäivää (World Smile Day). Onkin siis hyvä pohtia, miksi hymy on meille niin tärkeä viestintätaito. Hymy on oleellinen osa vuorovaikutusta. Se on sanatonta viestintää, joka ymmärretään samalla tavalla joka puolella maailmaa. Vaikka ei olisi olemassa yhteistä kieltä tai sanoja ollenkaan, hymy kertoo viestin vastaanottajalle ystävällisyydestä, hyvästä tahdosta, ilosta ja halusta olla kontaktissa toisen kanssa.

Hymy on yksi ensimmäisiä viestintätekoja, joita pieni vauva tekee. Ensimmäisen hymyn vauva antaa vanhemmilleen jo noin kuuden viikon ikäisenä. Vauva hymyilee koko kasvoillaan ja tällöin voidaankin jo puhua sosiaalisesta hymystä, vuorovaikutuksesta.

Hymyily kuuluu myös äänessä. Kun siis seuraavan kerran puhut ystävän, asiakkaan tai vaikka puhelinmyyjän kanssa puhelimessa, hymyile. Se tekee äänestäsi heleämmän ja ystävällisen. Viestisi menee paremmin perille ja olet uskottava.

Hymy on hyvin luonnollinen reaktio vuorovaikutuksessa. Se kertoo viestintäkumppanillesi, että keskityt keskusteluun ja olet aidosti läsnä. Hymy myös rentouttaa ja virkistää väsynyttä mieltä. Kun siis jännität esimerkiksi jotain esiintymistilannetta, hymyile, sillä se rentouttaa kasvosi lihakset. Hymyillessäsi olet aito oma itsesi, tai ainakin epäaidon hymyn tunnistaa helposti.

Meistä suomalaisista sanotaan, että olemme melko vakavailmeisiä. Tänään Maailman hymypäivänä voi vapaasti hymyillä tutuille ja tuntemattomille ilman, että pelkää saavansa hullun leiman otsaansa ;)

EMMI MÄLKIÄ