Vinkkejä virtuaalimiitteihin – audiokokoukset tehokkaiksi!

LiveMeeting, verkkokokous, audiokokous – miten sitä haluaakaan kutsua – on yleinen kokoustapa yrityksissä, joissa tehdään paljon hajautunutta yhteistyötä. Erilaiset audiokokousjärjestelmät ovat tuoneet organisaatioille mittavia säästöjä ja siksi ne ovatkin niin suosittuja. 

Näillä kokouksilla on kuitenkin omat, välillä haastavatkin piirteensä, jotka liittyvät niiden virtuaalisuuteen: viestitään äänellä, ilman videokuvaa, ja yhteisessä tilassa näytetään kokoukseen liittyviä materiaaleja. 

Tsekkaa seuraavat vinkit ja tehosta kokouksesi kulkua! 

              1. Käytännöt haltuun.

Kaiken hajautuneen yhteistyön perusta on, että siihen osallistuvat osaavat käyttää kokouksen mahdollistavaa teknologiaa. Tämän lisäksi jokaisen on oltava tietoinen kokousten ”säännöistä”, esimerkiksi aikatauluista ja keskusteluun osallistumisesta.

               2. Tehoa vuorovaikutukseen.

Kuuntelu on keskeistä audiokokouksissa. Vaikka niissä voi olla ”mutella”, on syytä keskittyä kokouksen asioihin, jotta tärkeät asiat eivät mene ohi. Yhteisymmärrystä kokoukseen kannatta luoda kysymällä ja tiivistämällä aiemmin puhuttua omin sanoin.

Kysymys kohdistetaan oikealle henkilölle tämän nimellä; näin vältetään hiljaisuus ja päällekkäin puhuminen. Kaikille avoimet kysymykset on kätevintä toteuttaa audiokokousohjelmien äänestysominaisuuksilla. Oma nimi on syytä mainita aina puheenvuoron alussa, jos mukana on henkilöitä, jotka eivät tunne toisiaan

   

              3. Puheenjohtajuus kunniaan.

Kokouksen puheenjohtaja on avainasemassa kokouksen onnistumisen ja tehokkuuden kannalta.  Hän aloittaa kokouksen, esittelee kokouksen tarkoituksen ja osallistujat. Puheenjohtaja vie keskustelua eteenpäin, keskeyttää liian äänekkäät ihmiset ja osallistaa hiljaisempia ihmisiä, sekä päättää palaverin esimerkiksi kiittämällä kaikkia kokouksesta.

Audiokokouksessa työskentely on tehokasta, mukavaa ja helppoa, kun osallistujat osaavat käyttää teknologiaa, käyttävät sitä tarpeeksi usein ja huomioivat virtuaalisen vuorovaikutuksen erityispiirteet.

ELISA KAJASTE

Kirjoittaja valmistelee pro gradu -työtä audiokokousten vuorovaikutuksesta.

Virtuaalipalavereissa tekniikalla on väliä

Kävimme kesällä kahvipöytäkeskustelua sanasta työympäristö, josta Pauliina Perttuli kirjoittikin tässä blogissa jo keväällä. Nykyisin ilmaukseen ”työympäristö” on selvyyden vuoksi lisättävä sana fyysinen tai virtuaalinen. Eräs virtuaalisen työympäristön muoto ovat etäkokoukset ja -palaverit.

Itse en ole ollut tilanteissa, joissa virtuaalitapaamisille olisi ollut juurikaan tarvetta. Kokemukseni videoneuvotteluista ovat rajoittuneet lähinnä muutamiin kokeiluihin netistä ladattavilla ilmaisohjelmilla ja pienellä web-kameralla. Niiden perusteella ajattelin, että teknisillä ratkaisuilla ei voida saada lähellekään aidon tuntuista vuorovaikutustilannetta aikaan.

Vastapuolen naama näkyy yhdellä viidesosalla ruutua, hänen PowerPoint-diansa samankokoisina, ja lopun alueen täyttävät ohjelman muut ”helpottavat” ominaisuudet. Ääni ja kuva eivät kulje samaan tahtiin, eikä kuvasta muutenkaan ole mitään iloa, jos valaistus ei ole kohdallaan.

Käsitykseni kuitenkin muuttui ollessani erään asiakkaan luona palaverissa, jossa osallistujia oli läsnä myös etäyhteyden kautta.

Heillä oli käytössään erillinen videoneuvotteluhuone. Tämä tila oli siis rakennettu ihan sitä varten. Kameran asettelu ja kalustuksen muoto takasivat kaikille näköyhteyden toisiinsa. Tuntui melkein siltä, kuin olisimme olleet saman pöydän ääressä kirjaimellisesti, koska toisella paikkakunnalla olevan henkilön kuva näkyi isolla ruudulla ”luonnollisen” kokoisena.

Tekniikalla on siis väliä. Parhaankin laitteiston kanssa toimiessa on silti hyvä ottaa huomioon muutama seikka.

• Puheenjohtajalla on erityisen keskeinen rooli ja hänen tulisi olla tehtävänsä tasalla.

• Kaikkia osanottajia pitäisi pystyä huomioimaan tasapuolisesti. Tämä on erityisen haastavaa, jos etäyhteyden  päässä on vähemmän osanottajia kuin fyysisesti paikalla olevia.

• Havainnollistamiseen käytettävän materiaalin pitää olla sähköisessä muodossa ja mielellään etukäteen toimitettuna kaikille osallistujille.

Ainut asia, joka vielä kaipaisi kehittelyä, on virtuaalinen kättely. Se on tarpeen, kun ei ole tavannut etäyhteyden päässä olevaa henkilöä koskaan aiemmin. Ehkä vielä jonain päivänä laitteisto- ja sovelluskehittäjät löytävät ratkaisun tähänkin. Ideoita?

JOHANNA MARTIKAINEN

Viisi vinkkiä toimivan sähköpostin kirjoittamiseen

Moni aloitti kesäloman jälkeen työnsä purkamalla ääriään myöten täyttyneen sähköpostinsa. Sähköpostikaaos ei kuitenkaan ole toisille pelkästään loman aiheuttama ongelma, vaan osa arkea.

Taannoin Helsingin SanomienTyöelämä-liitteessä (5.8.2012) annettiin hyviä vinkkejä sähköpostikaaoksen taltuttamiseen. Jutussa haastatellun Anja Alasillan mukaan esimerkiksi jo alun perin huonosti kirjoitetut meilit tuottavat sähköpostikopittelua, eli useita viestejä ”keskustelijoiden” välillä. 

Miten sitten välttää tätä meilipingpongia? Alla muutama vinkki siitä, millaisiin asioihin kannattaa sähköpostia kirjoittaessa kiinnittää huomiota.

1.     Viestin tavoite

Tee itsellesi selväksi, miksi ylipäätään lähetät meiliä. (Jos syy ei selviä, jätä viesti lähettämättä.) Miten haluat vastaanottajan toimivan?

2.    Tiiviys ja ytimekkyys

Mitä vastaanottaja jo tietää tästä asiasta? Mitä hänen ei tarvitse tietää? Kirjoita vain tarpeelliset asiat. Tärkein asia kannattaa laittaa heti alkuun.

3.    Yksinkertainen ja selkeä kieli

Älä hienostele sanoilla. Älä käytä ammattislangia, ellet kirjoita kollegalle. Pidä virkkeet lyhyinä.

4.    Tekstin asettelu

Panosta myös viestin ulkoasuun. Kappalejaot, listat ja väliotsikot tekevät viestistä luettavamman.

5.    Tarkistaminen

Lue viestisi läpi, ennen kuin lähetät sen. Onko viestisi ymmärrettävä? Jos olet tuohtunut, älä lähetä viestiä. Palaa viestiisi, kun olet rauhoittunut.

Kaikki nämä vinkit voisi tiivistää yhdeksi säännöksi: Muista ajatella lukijaa. Auttamalla lukijaa autat myös itseäsi.

HELI PERTTULA

Vuorovaikutuksen iloa kesäpäiviin!

Suomen Puheopisto on kesälomalla heinäkuun. Blogi päivittyy taas elokuussa.

We love conversation

We love Helsinki -kollektiivin järjestämien juhannustanssien tiimoilta on käyty kiihkeää keskustelua. Tapahtuman Facebook-sivulta keskustelu on levinnyt ainakin muutaman lehden - Suomen Kuvalehti, Kansan Uutiset, Tulva - blogeihin ja aina uutiseksi asti.

Löyly sai alkunsa tansseihin osallistuneen Riikka Henttosen palautteesta. Henttosen mukaan hän ei olisi tullut tansseihin, mikäli olisi tiennyt tanssien olleen ”eksklusiivisesti heteroseksuaaleille suunnatut”. Tämän päätelmän Henttonen teki tanssien DJ-spiikkien perusteella. Spiikeissä kehotettiin miehiä skarppaamaan ja hakemaan naisia tanssimaan, sillä lavalla tanssi naispareja. Lisäksi ilmoitettiin naisten olevan erityisen kauniita, koska he olivat laittautuneet paikalla olevia miehiä varten.

Keskustelu on loimahdellut ironisena irvailuna, totena tuohtumuksena, lempeänä liennytyksenä sekä ärjynä ärsyttämisenä. Keskustelun sisältöä ja sen oikeutusta lienee jo käsitelty tarpeeksi, enkä tässä niihin puutukaan. Tarkastelen tässä Henttosen avausta ja sen synnyttämää rähinää viestinnän näkökulmasta.

Oletan, että Henttosen tavoite oli vaikuttaa viestillään ja muuttaa vallitsevia käytäntöjä tässä yhteisessä maailmassamme. Tällöin on pyrittävä vaikuttamaan myös niihin ihmisiin, jotka eivät valmiiksi ajattele ihan samoin kuin itse. Ja se ei olekaan ihan helppoa.  

Muutama sääntö kannattaakin pitää mielessä:

• Älä provosoi tai provosoidu. Vihapäissä ei kannata varsinkaan kirjoittaa. Rauhoittuneena ilmaiset itseäsi selkeämmin, eikä jälkeenpäin kaduta se, mitä tuli sanottua.

• Syyttelemällä saat ihmiset takajaloilleen, et puolellesi. Yhteisen ymmärryksen rakentaminen perustuu erilaisia mielipiteitä kunnioittavaan dialogiin.

•  Kohdista viestisi kuulijoillesi. Käytä sanoja ja ilmauksia, jotka myös asiaasi vihkiytymättömät ymmärtävät.

Konfliktit ja niiden sytyttämät keskustelut eivät ole vuorovaikutuksessa huono asia, päinvastoin. Erilaisten ajattelumallien yhteentörmäys on sekin kohtaaminen, joka sisältää mahdollisuuden parempaan huomiseen. Kunhan emme keskity vain pönkittämään omia poteroitamme.

HELI PERTTULA

Haamulukija harhauttaa kirjoittajaa

Tiedätkö kenelle kirjoitat? Vai luuletko vain tietäväsi? 

Pienen itsetutkiskelun myötä saatat tajuta kirjoittavasi aina muille asiantuntijoille tai kollegoillesi, vaikka tekstisi on tarkoitettu asiakkaille. Voit myös oivaltaa kirjoittavasi äidinkielen opettajallesi. 

Tällaista lukijaa kutsutaan haamulukijaksi. Haamulukijalla tarkoitetaan sellaista ihmistä, jonka hyväksyntää alitajuisesti tavoittelemme, kun kirjoitamme. Ja johon siis yritämme tehdä vaikutuksen tekstillämme.

Tekstikin on vuorovaikutusta, ja lukijan tarpeiden tunteminen on toimivan tekstin edellytys. Jos siis yritämme miellyttää kummitusta – joka ei yleensä edes lue tekstiämme – menemme aika reippaasti metsään. 

Kun kirjoitat kollegoillesi, käytät omaa ammattislangiasi, eli ilmauksia ja sanoja, jotka eivät ole lukijalle tuttuja. Lisäksi voit olettaa lukijan tietävän sellaista, mistä tällä ei ole todellisuudessa hajuakaan. Tässä tapauksessa viesti ei mene perille, koska lukija ei ymmärrä tekstiä.

Kun mielessäsi kummittelevat äidinkielen tunneilla tankatut kielioppi- ja oikeinkirjoitussäännöt, pelkäät tekevänsä virheitä ja viilaat pilkkuja, usein sisällön kustannuksella. Tällöin tekstisi tavoite ei ole antaa tietoa tai vaikuttaa lukijaan, vaan vakuuttaa lukija siitä, että hallitset pilkkusäännöt.

Itse ymmärsin taannoin kirjoittaneeni muun muassa kirjoittamisen opettajalleni, avomiehelleni sekä muutamalle toimittajakaverilleni. Se guru, jonka hyväksyntää haen, myös vaihtelee tekstikohtaisesti. 

Lisäksi sorruin tämänkin tekstin kohdalla hiomaan kieliasua turhan paljon. Tekstiin näet vaikuttaa myös se, missä roolissa ajattelee kirjoittavansa. Tässä esiinnynkin kirjallisen viestinnän asiantuntijana, mutta esimerkiksi Facebookissa yritän ihan tietoisesti unohtaa tekstini huoltamisen.

HELI PERTTULA

Tuppisuusta small talk -mestariksi

Oletko joskus ollut juhlissa, joissa seurustelit lähinnä noutopöydän kanssa?

Tuleva viikonloppu on monille juhlinnan aikaa. Iloisten ja tunnelmallisten perhejuhlien lisäksi postiluukusta on saattanut tipahtaa kutsu myös jonkun kaukaisemman tuttavan kekkereihin.

Kuvitellaanpa seuraavaa tilannetta. Olet menossa puolisosi työkaverin tyttären lakkiaisiin, etkä tunne kyseistä perhettä kuin nimeltä. Et pidä itseäsi mitenkään erityisen sujuvasanaisena keskustelijana. Jännität etukäteen puolison työkavereiden tapaamista.

Mikä avuksi tällaisessa tilanteessa? Kuinka muuntautua perinteisestä suomalaisesta tuppisuusta seurapiirikuningattareksi, jolta sivistynyt small talk sujuu luonnostaan?

Ratkaisu löytyy korvien välistä. Jos ajattelet juhliin menon olevan velvollisuus, joka on hoidettava alta pois, siitä epäilemättä tulee tylsää pakkopullaa.

Pitämällä mielessä seuraavat seikat voit päästä hyvin antoisiin keskusteluihin:

•  Tee asennemuutos. Pidä keskusteluja sinulle entuudestaan tuntemattomien ihmisten kanssa mahdollisuutena solmia uusia tuttavuuksia ja kenties oppia jotain uutta.

• Ole kiinnostunut. Jos olet kiinnostunut toisista, viriää keskustelu kuin itsestään ja saatat löytää paljonkin yhteisiä kiinnostuksen kohteita.

• Ole läsnä oikeasti. Keskity siihen henkilöön, jonka kanssa keskustelet. Vaikka olisit menossa vielä toisiinkin juhliin, älä ole ajatuksissasi jo matkalla sinne tai vilkuile koko ajan kelloa.

• Avaa keskustelu, vaikka jostain arkisestakin asiasta. Keskustelun avaaminen säästä, juhlien ruokatarjoilusta tai Suomen kesästä voi tuntua typerältä, mutta ethän ikinä tiedä mihin lopulta päädytte, kun on kerran päästy vauhtiin.

Onnistuneita ja hauskoja juhlia niin juhlinnan kohteille kuin juhlavieraillekin!

PS.  Jos olet aikeissa pitää juhlissa puheen, käy ihmeessä lukemassa Pauliina Perttulin ja Sami Niemisen vinkit.

 

JOHANNA MARTIKAINEN