Millaisen ensivaikutelman kirjoitat itsestäsi?

Nykyään ensikosketuksemme uuteen ihmiseen tapahtuu yhä useammin sähköpostitse. Hyvää ensivaikutelmaa ei kuitenkaan meilissä rakenneta puhtailla hiuksilla ja ystävällisellä hymyllä kuten kasvokkain, vaan pelkästään tekstin keinoin.

Miten siis antaa hyvä ja luotettava ensivaikutelma itsestään ja organisaatiostaan?

Ihan ensimmäiseksi näemme uudesta sähköpostista sen otsikon, joten siihen kannattaa satsata. Kirjoitusvirhe otsikossa voi olla pelkkä inhimillinen erehdys, mutta sillä voi olla kohtalokkaat seuraukset: viestiäsi ei edes avata, koska sen lähettäjä vaikuttaa epäluotettavalta. Lyöntivirhe voi vielä mennä kiireen piikkiin − mutta vaikeuttaa ymmärtämistä. Yhdyssanavirhe nakertaa uskottavuutta jo melko rajusti. (Vrt. Tarjous hinnalla Kreikkaan / Taroushinnalla Kreikkaan)

Jos vastaanottaja päättää avata meilisi, hän todennäköisesti luo ensin silmäyksen koko tekstiin. Tällöin tekstin huoliteltu ulkoasu toimii samalla tavalla kuin siistit vaatteet ensitapaamisessa. Tekstin huoliteltuun ulkoasuun kuuluu verkossa ensinnäkin tiiviys. Tiiliskiviteksti karkottaa lukijat. Jos et millään saa aikaan lyhyttä ja ytimekästä viestiä, älä kuitenkaan yritä elävöittää tekstiäsi erilaisilla fonteilla ja väreillä. Paras raikastus pitkälle tekstille on kappalejaon ja väliotsikoiden käyttäminen.

Seuraavaksi lukija siirtyykin jo varsinaisen tekstisi puoleen. Sanaton viestintämme vaikuttaa ensivaikutelman rakentumiseen tavatessamme kasvokkain. Koska tekstistä tämä taso puuttuu, se täytyy kielentää. Alkutervehdys, erityisesti puhuttelulla, toimii ikään kuin katsekontaktina. Kohteliaisuusfraasit taas korvaavat ystävällisen hymyn.

Kuten kasvokkaistapaamisessakin, hyvän ensivaikutelman avulla saat lukijasi ”kuulolle”. Se on aina lupaava lähtökohta vuorovaikutukselle.

HELI PERTTULA

Voiko tekstissä hymyillä?

Mietitkö koskaan, miksi sähköpostitse käydyssä keskustelussa on niin helppo ymmärtää toinen väärin?

Otetaanpa esimerkki. Pomo nakuttaa alaiselleen viestin, vaikkapa näin:

                             Alli Asiakkaan osoite, kiitos.

Ja alainen ajattelee: Miksi se oli niin tylyn tuntuinen? Oliko se vihainen? Olenko tehnyt jotain väärin? En ymmärrä.

Tekstin avulla tapahtuvasta kohtaamisesta puuttuu – no, se ihminen. Emme näe toista ihmistä, emmekä kuule hänen ääntään. Emme voi päätellä hänen ilmeistään, eleistään tai äänensävystään, suhtautuuko hän meihin vihaisesti vai ystävällisesti. Siksi viesti, johon typistetään kiireessä pelkkä informaatio, tulkitaan helposti tylyksi.

Siksipä tekstiin täytyy kirjoittaa sisään tuo puuttuva sanaton viestintä. Jos siis pomo haluaa lähettää ystävällisen viestin, hän tekee sen esimerkiksi näin:

Hei Alainen,

ja terveiset täältä kolmannesta kerroksesta. Voisitko

lähettää minulle Alli Asiakkaan tarkan osoitteen?

Kiitos jo etukäteen!

Pomo

Hyvä nyrkkisääntö on, että tekstissä kannattaa käyttää pari piirua ystävällisempää kieltä kuin kasvokkain. Alkutervehdystä ei missään nimessä kannata jättää pois. Tervehdys on kohtelias tapa kiinnittää toisen huomio kasvokkainkin, ja kun puhuttelet toista tekstissä nimeltä, otat häneen ikään kuin katsekontaktin. Pomon lähettämät terveiset kolmannesta kerroksesta taas rakentavat viestiin huumoria, eli lukija voisi tulkita lähettäjän hymyilevän. Pomon pyynnöstä tulee kohtelias, kun se puetaan kysymysmuotoon ja kuorrutetaan konditionaalilla (= isi-muoto).

Vaikka meillä siis onkin mahdollisuus vaikuttaa lukijan tulkintaan, täysin emme pysty sitä kontrolloimaan. Emme esimerkiksi voi säädellä sitä, missä tunnetilassa vastaanottaja on tekstiä lukiessaan. Lisäksi meillä jokaisella on omat tapamme tulkita tiettyjä kielen ilmaisuja. Esimerkiksi partikkeli -han voi toisesta olla alentuva, toisesta taas mukavan pehmentävä kehotuksessa Muistathan sulkea oven. Liian kohteliaskin voi vahingossa olla, ja silloin lukija tulkitsee kirjoittajan kettuilevan.

Ai niin, olihan siinä pomonkin alkuperäisessä viestissä kohteliaisuutta. Sanoihan se, että kiitos. Nii-in. Itse tulkitsen tuollaisen virkkeenloppuisen kiitoksen helposti ärtymykseksi. Että tänne se osoite, kiitos, niin kuin olisi jo. Mutta kun asian kirjoittaa tarpeeksi auki (kiitos jo etukäteen), ymmärrän kirjoittajan hyvän tarkoituksen.

Kohteliaisuutta ei siis voi siis koodata tekstiin mekaanisesti, vain tiettyjä sanoja käyttämällä. Kohteliaisuus vaatii tajua ja herkkyyttä. Ja sitä, että lukee sen viestin läpi ennen lähettämistä.

HELI PERTTULA

Viisi vinkkiä toimivan sähköpostin kirjoittamiseen

Moni aloitti kesäloman jälkeen työnsä purkamalla ääriään myöten täyttyneen sähköpostinsa. Sähköpostikaaos ei kuitenkaan ole toisille pelkästään loman aiheuttama ongelma, vaan osa arkea.

Taannoin Helsingin SanomienTyöelämä-liitteessä (5.8.2012) annettiin hyviä vinkkejä sähköpostikaaoksen taltuttamiseen. Jutussa haastatellun Anja Alasillan mukaan esimerkiksi jo alun perin huonosti kirjoitetut meilit tuottavat sähköpostikopittelua, eli useita viestejä ”keskustelijoiden” välillä. 

Miten sitten välttää tätä meilipingpongia? Alla muutama vinkki siitä, millaisiin asioihin kannattaa sähköpostia kirjoittaessa kiinnittää huomiota.

1.     Viestin tavoite

Tee itsellesi selväksi, miksi ylipäätään lähetät meiliä. (Jos syy ei selviä, jätä viesti lähettämättä.) Miten haluat vastaanottajan toimivan?

2.    Tiiviys ja ytimekkyys

Mitä vastaanottaja jo tietää tästä asiasta? Mitä hänen ei tarvitse tietää? Kirjoita vain tarpeelliset asiat. Tärkein asia kannattaa laittaa heti alkuun.

3.    Yksinkertainen ja selkeä kieli

Älä hienostele sanoilla. Älä käytä ammattislangia, ellet kirjoita kollegalle. Pidä virkkeet lyhyinä.

4.    Tekstin asettelu

Panosta myös viestin ulkoasuun. Kappalejaot, listat ja väliotsikot tekevät viestistä luettavamman.

5.    Tarkistaminen

Lue viestisi läpi, ennen kuin lähetät sen. Onko viestisi ymmärrettävä? Jos olet tuohtunut, älä lähetä viestiä. Palaa viestiisi, kun olet rauhoittunut.

Kaikki nämä vinkit voisi tiivistää yhdeksi säännöksi: Muista ajatella lukijaa. Auttamalla lukijaa autat myös itseäsi.

HELI PERTTULA