Moni aloitti kesäloman jälkeen työnsä purkamalla ääriään
myöten täyttyneen sähköpostinsa. Sähköpostikaaos ei kuitenkaan ole toisille pelkästään
loman aiheuttama ongelma, vaan osa arkea.
Taannoin Helsingin SanomienTyöelämä-liitteessä (5.8.2012) annettiin hyviä vinkkejä sähköpostikaaoksen taltuttamiseen.
Jutussa haastatellun Anja Alasillan mukaan esimerkiksi jo alun perin huonosti
kirjoitetut meilit tuottavat sähköpostikopittelua, eli useita viestejä ”keskustelijoiden”
välillä.
Miten sitten välttää tätä meilipingpongia? Alla muutama
vinkki siitä, millaisiin asioihin kannattaa sähköpostia kirjoittaessa kiinnittää
huomiota.
1. Viestin tavoite
Tee itsellesi selväksi, miksi ylipäätään lähetät meiliä. (Jos syy ei selviä, jätä viesti lähettämättä.) Miten haluat
vastaanottajan toimivan?
2. Tiiviys ja ytimekkyys
Mitä vastaanottaja jo tietää tästä asiasta? Mitä hänen ei tarvitse
tietää? Kirjoita vain tarpeelliset asiat. Tärkein asia kannattaa laittaa heti
alkuun.
3. Yksinkertainen ja
selkeä kieli
Älä hienostele sanoilla. Älä käytä ammattislangia, ellet kirjoita
kollegalle. Pidä virkkeet lyhyinä.
4. Tekstin asettelu
Panosta myös viestin ulkoasuun. Kappalejaot, listat ja väliotsikot
tekevät viestistä luettavamman.
5. Tarkistaminen
Lue
viestisi läpi, ennen kuin lähetät sen. Onko viestisi ymmärrettävä? Jos olet
tuohtunut, älä lähetä viestiä. Palaa viestiisi, kun olet rauhoittunut.
Kaikki nämä vinkit voisi tiivistää yhdeksi säännöksi: Muista
ajatella lukijaa. Auttamalla lukijaa autat myös itseäsi.
HELI PERTTULA
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti