Vinkkejä virtuaalimiitteihin – audiokokoukset tehokkaiksi!

LiveMeeting, verkkokokous, audiokokous – miten sitä haluaakaan kutsua – on yleinen kokoustapa yrityksissä, joissa tehdään paljon hajautunutta yhteistyötä. Erilaiset audiokokousjärjestelmät ovat tuoneet organisaatioille mittavia säästöjä ja siksi ne ovatkin niin suosittuja. 

Näillä kokouksilla on kuitenkin omat, välillä haastavatkin piirteensä, jotka liittyvät niiden virtuaalisuuteen: viestitään äänellä, ilman videokuvaa, ja yhteisessä tilassa näytetään kokoukseen liittyviä materiaaleja. 

Tsekkaa seuraavat vinkit ja tehosta kokouksesi kulkua! 

              1. Käytännöt haltuun.

Kaiken hajautuneen yhteistyön perusta on, että siihen osallistuvat osaavat käyttää kokouksen mahdollistavaa teknologiaa. Tämän lisäksi jokaisen on oltava tietoinen kokousten ”säännöistä”, esimerkiksi aikatauluista ja keskusteluun osallistumisesta.

               2. Tehoa vuorovaikutukseen.

Kuuntelu on keskeistä audiokokouksissa. Vaikka niissä voi olla ”mutella”, on syytä keskittyä kokouksen asioihin, jotta tärkeät asiat eivät mene ohi. Yhteisymmärrystä kokoukseen kannatta luoda kysymällä ja tiivistämällä aiemmin puhuttua omin sanoin.

Kysymys kohdistetaan oikealle henkilölle tämän nimellä; näin vältetään hiljaisuus ja päällekkäin puhuminen. Kaikille avoimet kysymykset on kätevintä toteuttaa audiokokousohjelmien äänestysominaisuuksilla. Oma nimi on syytä mainita aina puheenvuoron alussa, jos mukana on henkilöitä, jotka eivät tunne toisiaan

   

              3. Puheenjohtajuus kunniaan.

Kokouksen puheenjohtaja on avainasemassa kokouksen onnistumisen ja tehokkuuden kannalta.  Hän aloittaa kokouksen, esittelee kokouksen tarkoituksen ja osallistujat. Puheenjohtaja vie keskustelua eteenpäin, keskeyttää liian äänekkäät ihmiset ja osallistaa hiljaisempia ihmisiä, sekä päättää palaverin esimerkiksi kiittämällä kaikkia kokouksesta.

Audiokokouksessa työskentely on tehokasta, mukavaa ja helppoa, kun osallistujat osaavat käyttää teknologiaa, käyttävät sitä tarpeeksi usein ja huomioivat virtuaalisen vuorovaikutuksen erityispiirteet.

ELISA KAJASTE

Kirjoittaja valmistelee pro gradu -työtä audiokokousten vuorovaikutuksesta.