Virtuaalipalavereissa tekniikalla on väliä

Kävimme kesällä kahvipöytäkeskustelua sanasta työympäristö, josta Pauliina Perttuli kirjoittikin tässä blogissa jo keväällä. Nykyisin ilmaukseen ”työympäristö” on selvyyden vuoksi lisättävä sana fyysinen tai virtuaalinen. Eräs virtuaalisen työympäristön muoto ovat etäkokoukset ja -palaverit.

Itse en ole ollut tilanteissa, joissa virtuaalitapaamisille olisi ollut juurikaan tarvetta. Kokemukseni videoneuvotteluista ovat rajoittuneet lähinnä muutamiin kokeiluihin netistä ladattavilla ilmaisohjelmilla ja pienellä web-kameralla. Niiden perusteella ajattelin, että teknisillä ratkaisuilla ei voida saada lähellekään aidon tuntuista vuorovaikutustilannetta aikaan.

Vastapuolen naama näkyy yhdellä viidesosalla ruutua, hänen PowerPoint-diansa samankokoisina, ja lopun alueen täyttävät ohjelman muut ”helpottavat” ominaisuudet. Ääni ja kuva eivät kulje samaan tahtiin, eikä kuvasta muutenkaan ole mitään iloa, jos valaistus ei ole kohdallaan.

Käsitykseni kuitenkin muuttui ollessani erään asiakkaan luona palaverissa, jossa osallistujia oli läsnä myös etäyhteyden kautta.

Heillä oli käytössään erillinen videoneuvotteluhuone. Tämä tila oli siis rakennettu ihan sitä varten. Kameran asettelu ja kalustuksen muoto takasivat kaikille näköyhteyden toisiinsa. Tuntui melkein siltä, kuin olisimme olleet saman pöydän ääressä kirjaimellisesti, koska toisella paikkakunnalla olevan henkilön kuva näkyi isolla ruudulla ”luonnollisen” kokoisena.

Tekniikalla on siis väliä. Parhaankin laitteiston kanssa toimiessa on silti hyvä ottaa huomioon muutama seikka.

• Puheenjohtajalla on erityisen keskeinen rooli ja hänen tulisi olla tehtävänsä tasalla.

• Kaikkia osanottajia pitäisi pystyä huomioimaan tasapuolisesti. Tämä on erityisen haastavaa, jos etäyhteyden  päässä on vähemmän osanottajia kuin fyysisesti paikalla olevia.

• Havainnollistamiseen käytettävän materiaalin pitää olla sähköisessä muodossa ja mielellään etukäteen toimitettuna kaikille osallistujille.

Ainut asia, joka vielä kaipaisi kehittelyä, on virtuaalinen kättely. Se on tarpeen, kun ei ole tavannut etäyhteyden päässä olevaa henkilöä koskaan aiemmin. Ehkä vielä jonain päivänä laitteisto- ja sovelluskehittäjät löytävät ratkaisun tähänkin. Ideoita?

JOHANNA MARTIKAINEN