Esiintyjän kolme pointtia

Pidin viime viikolla ministeriöiden asiantuntijoille esiintymisvalmennusta, jossa osallistujat ylisanoin hehkuttivat Eurooppa- ja ulkomaankauppaministeri Alexander Stubbia esiintyjänä. Mitä siis voimme oppia häneltä?

Stubb esittää järjestelmällisesti asiansa kolmena pointtina (katso esimerkiksi tämä, tämä tai tämä). Aloituksessaan hän pohjustaa aiheen ja useimmiten myös tiivistää, mitkä ovat tällä kertaa ne kolme kohtaa. Varsinainen esityksen sisältö koostuu sitten näistä kolmesta pointista. Lopussa hän vielä toistaa kolme pointtiaan. Yksinkertaista ja nerokasta!

Stubbin kolmen pointin rakenne perustuu tunnettuun kolmen sääntöön, rule of three. Erilaisissa kolmikoissa ajatellaan olevan tehoa, jolla viestit saadaan tarttumaan ihmisten mieliin – oli kyse sitten elokuvan juonesta, mainoksen sloganista tai vaikuttavasta puheenvuorosta. Hyvät esiintyjät ovat tunteneet kolmikoiden voiman ja käyttäneet tätä retorista tehokeinoa kautta aikojen. Kolmikoilla on esimerkiksi julistettu itsenäisyys, myyty älypuhelimia ja perusteltu Suomen puolustuspoliittisia linjauksia.

Miksi Stubbin kolme pointtia toimii?

Ensinnäkin kolmen kohdan rakenne pakottaa rajaamaan olennaiseen. Ja rajaus on hyväksi. Vai kuinka usein olet kuullut valituksia liian ytimekkäistä tai lyhyistä esityksistä? Esityksissä usein vähemmän onkin enemmän. Kolmeen kohtaan on pakko tiivistää ydinviestit. Nämä kolme ydinviestiä on yleisön luonnollisesti helpompi muistaa kuin vaikkapa yksitoista tärkeintä seikkaa.

Toiseksi simppelillä jäsennyksellä puheen rakenne pysyy selkeässä paketissa. On johdatteleva alku, kolme pointtia ja tiivistävä lopetus. Kuulijoiden on helppo seurata tätä yksinkertaista rakennetta. Toisaalta selkeän rakenteen avulla Stubbin on myös helppo pitää esityksensä punainen lanka vahvana omassa mielessään.

Kolmanneksi Stubb jäsentää puheenvuoronsa selkeiksi metapuheella (eli puheella puheesta):

”Esittelen teille kolme pointtia --”
”Ensimmäinen pointtini on --”
”Lopuksi haluan vielä tiivistää kolme pointtiani eli -- ”

Esiintymistilanteissa meillä ei ole käytössämme niitä keinoja, joilla jäsennämme kirjoitettua tekstiä. Siispä puhumalla rakennetta auki Stubb tekee puheensa seuraamisesta helpompaa, samalla tavalla kuin väliotsikot ja kappalejaot tekevät lukemisesta helpompaa. Erotamme kokonaisuudet toisistaan.

Kolmen säännössä on taikuutta ja tehoa. Tehoa on kuitenkin myös sääntöjen rikkomisessa, yllätyksissä. Pääsin viime syksynä Nordic Business Forumissa todistamaan, kun näin teki myös ministerimme. Hänellä olikin meille viisi pointtia.

PAULIINA PERTTULI
Twitter: pperttuli

Koskaan et muuttua saa

Kielitoimiston päätös alkaa tekemään -muodon hyväksymisestä on saanut monet meistä pöyristymään. Maailmankirjat ovat sekaisin, suomen kieli degeneroituu, kohta millään ei ole enää mitään väliä! Hyväksytään samaan syssyyn olumppialaiset, mä tai mie, ja sitten vain aletaan tekeen! 

Huh huh. Palataanpa hetkeksi takaisin sinne äidinkielen tunnille.

Suomen nykyinen kirjakielihan luotiin kahden murteen käytännöistä. Esimerkiksi 1800-luvulla kamppailtiin kiivaasti siitä, kumman murteen muotoja tulisi hyväksyä kirjakieleen. Kirjoitetaanko kalassa vai kalasa? Alkaa tekemään vai alkaa tehdä? Peä vai pää, tyä vai työ? (Itämurteista ovat peräisin kalassa, alkaa tehdä ja työ, länsimurteista taas pää.) Ns. murteiden taistelun jälkeen vanhaa, länsimurteisiin perustunutta kirjakieltä rikastettiin itämurteiden käytännöillä.

Kieli on ylipäätään aina sopimus, vaikka tiedostamatonkin. Kirjakielen säännöt ovat vielä selvemmin sopimuksia. Osalla näistä sopimuksista on enemmän tekemistä ymmärrettävyyden kanssa kuin toisilla. Me kaikki kyllä ymmärrämme asian, alkaapa kirjoittaja sitten tehdä tai tekemään. Tässä kyse onkin aivan muusta kuin kielen selkeyden hämärtymisestä. Kyse on kirjakielen sääntöjen hämärtymisestä. 

Meille suomalaisille yhteiset säännöt ja niiden noudattaminen ovat hyvin tärkeitä – mikä on lähtökohtaisesti ihan hyvä juttu. Yhteiset säännöt luovat muun muassa turvallisuuden tunnetta. Täällä huomautetaan, jos ylittää kadun punaisten valojen palaessa tai ajaa pyörällä jalkakäytävällä. (Täällä myös kävellään kadulla makaavan ihmisen ohi, mutta sehän ei nyt ollenkaan kuulu tähän.)

Tässä alkaa tekemään -asiassa säännön muuttumista ei oikeastaan voi vastustaa muuten kuin vetoamalla aikaisempaan sääntöön. Näin on sovittu, tämän olen oppinut. Muutos ei tunnu hyvältä, koska se on – muutos.   

Tilanne ei kuitenkaan ole vielä kovin paha. Alkaa tekemään -muotoahan ei ole pakko käyttää. Meidän täytyy vain hyväksyä se muiden teksteissä. 

HELI PERTTULA 

Muokattu 8.2. 2014:

Muutin murrepiirteiden esimerkkejä, sillä yksi esimerkkini oli d-kirjain, jota väitin läntiseksi vaihtoehdoksi. Todellisuus on paljon monimuotoisempi, ja siihen voit tutustua esimerkiksi täällä.

Tervehdys!

Tämä on ns. uudenvuodenpostaus, eli se sisältää uudenvuodenlupauksen tavoin ajatuksen siitä, että maailmassa on hyvää ja kaunista ja että muutos parempaan on mahdollinen.
 

Ystävän taannoinen Facebook-päivitys muistutti minua siitä pienestä ja yksinkertaisesta asiasta, mikä ihmisten keskinäisessä vuorovaikutuksessa on tärkeää.

Ystäväni muutti hetkeksi pohjoiseen, pakoon hektistä Helsinkiä. Rauha houkutti, mutta pimeys ja autius tietysti kauhistuttivat. Alkuasukkaat antoivat kaamoksessa ulkoiluun vinkkejä: heijastinta ja vilkkua peliin (liivi, lippis ja otsalamppu) ja käpälää ylös, kun kohtaa tiellä muita kulkijoita – myös tuntemattomia autoissaan. Ystävä noudatti neuvoja, ja tajusi muuttuneensa sellaiseksi kylähulluksi, johon kaupunkilaiset maalle eksyessään törmäävät.

Minuun osui tuo ohje kaikkien, siis aivan kaikkien tervehtimisestä.

Tervehdyshän on toisen läsnäolon hyväksymistä. Semmoinen tekee terää myös täällä ruuhkaisessa etelässä. Itseä ovat erityisesti ilahduttaneet Helsingin jouluostoshysterian keskellä se pakettiauton kuljettaja, joka viittoen kehotti astumaan suojatielle ja ne kaksi nuorta tyttöä, jotka ujosti hymyillen pitivät Tennispalatsin ulko-ovea auki. Lasken ne tässä oman olemassaoloni hyväksymisiksi, sillä siltä ne tuntuivat, ja lämmittävät vieläkin.

Kaupungissa on tietysti aika tavalla enemmän tervehdittäviä kuin maalla. Että täällä on suorastaan itseä suojellakseen pidettävä katse katukiveyksessä, kävely vauhdikkaana ja kontaktit minimissä. Vai?

Tästä päästääkin niihin uudenvuodenlupauksiin ja hyvän elämän tavoittelemiseen. Minä haluan asua kaupungissa, ihmisten keskellä. Haluan kuitenkin myös asua ympäristössä, jossa on hyvä olla. Näiden ei tarvitse sulkea toisiaan pois. Siispä alan tervehtiä ihmisiä – nyökkäyksellä, hymyllä tai katseella. Kaikkia en tietenkään pysty tervehtimään, silloinhan saisin kulkea käsi pystyssä koko ajan, mutta aina sopivan hetken tullen aion viestittää muille, että hei, kiva kun olet täällä.

 

HELI PERTTULA

Tiimin johtaja mahdollistaa, motivoi ja mukautuu

Monikulttuurisen ja hajautetun tiimin toimintaa käsittelevän kirjoitussarjan kolmannessa osassa pureudutaan siihen, miten johtaja auttaa tiimiään työskentelemään tehokkaasti.

Tiimin johtaja on merkittävässä roolissa monikulttuurisen, hajautetun tiimin toiminnan onnistumisen kannalta. Hän huolehtii, että tiimissä on hyvä ilmapiiri, ja että kaikki tietävät tavoitteen, oman roolinsa ja missä mennään. Nämä asiat liittyvät tiimin luomiseen ja ylläpitoon, joiden sanotaankin olevan etäjohtajan tärkeimpiä tehtäviä.

Miten johtaja sitten voi helpottaa tiimin toimintaa? Johtaja mahdollistaa tiimin toiminnan luomalla sille puitteet, jossa kaikkien on hyvä työskennellä, niin tehtävä- kuin suhdetasollakin. Toiminnan aluksi tapaaminen kasvokkain ja erinäisistä asioista neuvottelu yhdessä tiimin jäsenten kanssa vahvistaa mm. tavoitteen saavuttamista. (Muita toiminnan aloittamisen kannalta keskeisiä asioita voit tarkistaa kirjoitussarjan ensimmäisestä osasta.)

Tiimin jäsenten motivointi ja työhön sitouttaminen ovat tärkeitä tehtäviä, jotta tiimi saavuttaa tavoitteensa. Tiimin motivaatioon ja sitoutumiseen vaikuttavat mm. tehtävä, tiimihenki ja tiimin jäsenten taidot. Näitä asioita johtaja rakentaa aloituksen lisäksi säännöllisissä viikkopalavareissa, joissa seurataan tiimin edistymistä, keskustellaan haasteista ja ratkaisuista sekä ylläpidetään tiimihenkeä. (Lisää tästä aiheesta voit lukea kirjoitussarjan toisesta osasta.)

Viikkopalaverissa johtaja ohjaa keskustelua ja huolehtii, että kaikki saavat kertoa mielipiteensä. Omaa viestintää on osattava mukauttaa asian, tilanteen ja keskustelijoiden mukaan – erityisen tärkeää tämä on ristiriitatilanteissa. Myös omia puheenjohtajan taitoja kannattaa kehittää, jotta virtuaalitapaamiset sujuvat tehokkaasti.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että säännöllinen viikkopalaveri ei saa olla ainoa vuorovaikutukselle varattu hetki. Hajautetussa tiimissä pitää viestiä mieluummin enemmän kuin vähemmän, jotta kaikki ovat tietoisia esimerkiksi päätöksistä. Johtajan on näytettävä, että hän on läsnä, kuuntelee ja huolehtii tiimistään, vaikka fyysisesti onkin etäällä. 

ELISA KAJASTE

Yhteisymmärrys tuo tehoa tiimiviestintään

Tämä on monikulttuurisen, hajautetun tiimin työskentelyä käsittelevän kirjoitussarjan toinen osa. Viimeksi pohdittiin aloituksen merkitystä, nyt mennään itse työhön.
 

Kun tiimin toiminta on saatu käyntiin, sitä on seurattava säännöllisin väliajoin (esimerkiksi viikoittain) Lyncissä, Skypessä tai muussa viestintävälineessä. Näihin yhteisiin hetkiin kannattaa panostaa kasvokkaistapaamisten puuttuessa, sillä niissä 

• ylläpidetään tiimihenkeä
• rakennetaan suhteita
• vaihdetaan tietoa
• seurataan tavoitteen saavuttamista.

Valitettavan usein näihin tapaamisiin tullaan kuitenkin kiireisinä, valmistautumattomina tai niiden aikana selataan sähköposteja ja surffataan netissä. Tiimeissä tällainen toiminta vie tehokkuutta. Virtuaalisissa tapaamisissa haasteina ovat myös teknologian toimiminen ja vuorovaikutus. Teknologiaan voi olla hankala vaikuttaa, mutta omaa toimintaa ja viestintää voi aina kehittää.

Yksi suurimmista haasteista on yhteisymmärryksen luominen. Selkein esimerkki monikulttuurisessa tiimissä on varmasti kielen ja erilaisten aksenttien ymmärtäminen. Jos kysymyksen jälkeen tulee pitkä hiljaisuus, kannattaa miettiä, onko ymmärtämisessä ongelmia. Tässä tilanteessa voi kysyä ja tiivistää edellistä asiaa omin sanoin: ”Let me repeat, did you mean…”. Näin luot yhteisymmärrystä jäsenten kesken, ja samalla osoitat myös kuuntelevasi aktiivisesti.

Yhteisymmärrystä on syytä miettiä myös tilanteissa, joissa käytetään monimerkityksisiä käsitteitä. Otetaanpa esimerkiksi termi affiliate: se voi tarkoittaa liittoutumista, jäsentä, tytäryhtiötä tai yhteistyökumppania. Väärinkäsitysten määrä on siis melko suuri, jos tuon ilmauksen avulla on tarkoitus pohtia tytäryhtiöiden oikeuksia. Siksi kunkin tapaamisen tai aiheen käsittelyn aluksi onkin syytä kerrata, mistä keskustellaan.

Myös tiimin johtajalla on suuri vaikutus tiimin toimintaan ja tehokkuuteen. Tähän pureudutaan sarjan viimeisessä tekstissä.

ELISA KAJASTE

Hajautettu tiimi tarvitsee vahvan aloituksen

Tiimin jäsenten ei enää tarvitse olla samasta organisaatiosta, samalta paikkakunnalta tai aikavyöhykkeeltä, kun viestintäteknologia antaa mahdollisuuden globaaliin yhteistyön. Nyt alkavassa kolmiosaisessa sarjassa annetaan vinkkejä tällaisen monikulttuurisen, hajautetun tiimin ongelmien ratkaisemiseen. Ensimmäisessä osassa keskitytään tiimityön aloittamiseen, seuraavassa tiimin jokapäiväiseen toimintaan ja viimeisessä tiimin johtajan merkitykseen.

Ihmiset työskentelevät entistä enemmän monikulttuurisissa ja hajautetuissa tiimeissä. Hajautettu tiimityö onkin järkevää, kun halutaan tuoda yhteen erilaisia osaajia työskentelemään yhteisen tavoitteen hyväksi. Usein tällaiset tiimit menestyvät kyllä hyvin, mutta ne eivät aina pysty hyödyntämään koko potentiaaliaan, sillä tiimin työhön liittyy monia toiminnallisia ja viestinnällisiä haasteita. Jos näitä haasteita ei huomioida, voi edessä olla kivinen tie.

Ensimmäinen suuri haaste tiimityössä liittyy toiminnan käynnistämiseen. Kun tiimiin on valittu oikeat jäsenet ja johtaja, on suositeltavaa pitää aloitustapaaminen kasvokkain. Näin vahvistetaan yhteisen tavoitteen saavuttaminen ja tiimin toimintatavat sekä luodaan pohja yhteisymmärrykselle, luottamukselle, motivaatiolle ja tiimiin sitoutumiselle. 

Kun kyseessä on monikulttuurinen tiimi, täytyy aluksi neuvotella myös monista kulttuurisista, itsestäänselvyyksinä pidetyistä asioista: 

• Mitä kieltä puhutaan?
• Minkä aikavyöhykkeen mukaan ilmoitetaan tapaamisajoista?
• Entäpä erilaiset mittayksiköt: käytetäänkö grammoja, litroja ja senttejä vai paunoja, gallonia ja tuumia? Puhutaanko euroista, dollareista vai punnista?
• Mikä on tilanne eri kulttuurien juhlapäivien kohdalla?
• Eri organisaatioissa saattaa myös olla omia työn käytänteitä, joita pidetään itsestään selvinä, mutta niin ei toimitakaan muualla. Siispä tiimin on muodostettava omat, juuri sille ryhmälle sopivat työtapansa.

Tiimin toiminnan kannalta aloitus on merkittävä, sillä silloin luodaan pelisäännöt tulevalle toiminnalle ja pohja yhteisymmärrykselle. Aloitusta kannattaakin valmistella huolella.

ELISA KAJASTE