Stop! Pysähdy tarkastelemaan viestintäosaamistasi

Kiireen keskellä tarraudumme helposti rutiineihin. Myös viestintäosaamisemme junnaa paikoillaan, jos emme koskaan pysähdy kyseenalaistamaan automaattisia käyttäytymismalleja ja tehottomia viestintärutiineja.

Missä kunnossa erilaiset vuorovaikutustaitosi ovat? Seuraava asteikko on mainio keino tarkastella osaamisen ja taitojen kehittymistä.

     Tiedostamaton osaamattomuus. 

     Olet autuaan tietämätön, että toimit taitamattomalla tavalla.

 ”Ihan mukavaahan meillä on palavereissa, ja tulen työkavereiden kanssa hyvin juttuun.”

     Tiedostettu osaamattomuus. 

     Tiedät, kuinka pitäisi toimia, mutta et kykene toimimaan siten.

”Palaverimme ovat tehottomia. Minun puheenjohtajan taitoni eivät selvästikään riitä erilaisten ryhmien ohjaamiseen.”

     Tiedostettu osaaminen. 

     Olet tietoinen, että käyttäydyt taitavasti.

”Keskityn nyt palavereiden puheenjohtajana kuuntelemiseen ja tarvittaessa osaan ohjata osallistujat takaisin aiheeseen.”

     Tiedostamaton osaaminen. 

     Toimit taitavasti ajattelematta sitä. Osaaminen on sisäistetty.

”Hiottu on – nyt on aika nautiskella tehokkaista ja sujuvista palavereista!”

Suosittelen tietoista stoppia osaamisen kartoittamiseksi. Pysähdy viestintätaitojen äärelle esimerkiksi Facebook-sivuillamme. Siellä voit tehdä lyhyen testin ”Nostetta työyhteisön viestintään”, jolla kartoitat työyhteisönne vuorovaikutuksen nykytilaa. 

PAULIINA PERTTULI

Pian kokoustat avattarena

3D-virtuaaliympäristö, avatar, Second Life - miten kummassa nämä melkein pelien kaltaiset asiat liittyvät työelämään? Suurissa organisaatioissa ja erityisesti hajautetuissa tiimeissä näitä hyödynnetään esimerkiksi etäkokouksien ja seminaarien viestintävälineinä. 

Tarkoituksena on perinteisen audio- tai verkkokokouksen sijaan tavata kolmiulotteisessa virtuaaliympäristössä, jossa liikutaan avattarien eli virtuaalihahmojen muodossa. Suomessa tällainen ei ole vielä arkipäivää, mutta lähitulevaisuuteen kannattaa jo varautua. 3D-virtuaaliympäristöt ovat usein värikkäitä ja oman avattarensa voi pukea bisnestyyliin tai vapaammin. Sanatonta viestintääkin on enemmän kuin audiokokouksissa. 

3D-virtuaaliympäristöjen on huomattu auttavan asioissa, jotka mainitaan usein audiokokousten ja hajautettujen tiimien haasteina. Näitä ovat muun muassa keskittyminen kokouksen asioihin, tiimin etäjohtaminen, jäsenten motivointi ja sitoutuminen. 

Mitä mieltä sinä olet, kummassa ympäristössä olisi mukavampi kokoustaa?

ELISA KAJASTE

Haluatko hyväksi kouluttajaksi? Kirjavinkki kehittymisen tueksi

Hyvän tietokirjan nimen tulisi mielestäni olla sekä oivaltava että täsmällinen. Päivi Kupias ja Mia Koski ovat antaneet kirjalleen nimen Hyvä kouluttaja (Sanoma Pro, 2012).

Teoksen nimi on niin tavanomainen, että melkein jätin kirjan hyvistä suosituksista huolimatta lukematta. Onneksi vain melkein. Nimi on ehkä tylsä, mutta kertoo täsmällisesti, mistä on kyse. Jos haluat olla hyvä kouluttaja, lue tämä kirja.

Kupias ja Koski opastavat käytännönläheisesti, kuinka rakentaa vaikuttava ja oppimaan innostava koulutus. Kirja on suunnattu asiantuntijatyössä työskenteleville, joiden työnkuvaan kuuluu kouluttamista ja ryhmien oppimisprosessien ohjaamista. Ja näiden asiantuntija-kouluttajien joukko on kasvava.

Voisin poimia kirjasta useitakin mainioita vinkkejä, mutta päädyin yhteen mielestäni erityisen tärkeään. Kouluttajan taitava esiintyminen ja oivaltava koulutusmateriaali eivät pelasta, jos koulutuksen perusta on hatara. Valitsemani vinkki koskeekin koulutuksen suunnittelun ensimmäistä vaihetta, tavoitteiden määrittelyä. Eli miksi koulutus järjestetään ja mitä sillä halutaan saada aikaan? 
 
Seuraava kirjasta lainattu portaikko kuvaa koulutuksen vaikuttavuuden eri tasoja, jotka auttavat tavoitteiden määrittelyssä.

Koulutuksen suunnittelussa kannattaa ensiksi lähteä maalailemaan tulevaisuuden visioita. Niinpä ensimmäinen asia koulutukseen valmistautumisessa on seuraavan kysymyksen esittäminen itselle: mitä haluaisin osallistujien ja tilaajan vastaavan näihin portaikon kysymyksiin koulutuksen jälkeen? Nämä vastaukset ovat lähtökohta koulutuksen suunnittelulle.

Suunnitteluvaiheessa portaikkoa laskeudutaan ylhäältä alas. Ensiksi pohditaan, millaisia muutoksia halutaan organisaatiossa ja osallistujien toiminnassa tapahtuvan (neljäs ja kolmas porras). Näiden tavoitteiden pohjalta määritellään edelleen, millaista oppimista koulutuksen tulisi tuottaa (toinen porras) ja miten tämä oppiminen mahdollistetaan (ensimmäinen porras).  

Kirja tarjoaa uusia ajatuksia ja toimivia työvälineitä myös kokeneelle ja itseään jo hyvänä pitävälle kouluttajalle. Kupias ja Koski taisivat hieman vähätellä nimetessään kirjansa. Nimeksi sopisikin paremmin Erinomainen kouluttaja.

PAULIINA PERTTULI

Hyvä esiintyjä 2: Havainnollista kuin Hans Rosling

Olin Nordic Business Forumissa kuuntelemassa ruotsalaisen akateemikko, professori Hans Roslingin esitystä Hyvinvoinnin kasvusta. Rosling todisti hyvin vaikuttavasti, että vastoin yleistä luuloa lasten lukumäärä maailmassa ei kasvakaan tulevaisuudessa. Kasvu on jo pysähtynyt 20 vuotta sitten, ja lasten lukumäärä pysyy samana seuraavat 100 vuotta.

Oleellista ei tässä ole kuitenkaan sanoma, vaan se, kuinka hän havainnollisti teorioitaan 2 300 osallistujalle. Huikein väline oli Roslingin oma keho ilmeineen, eleineen ja äänekkäine huudahduksineen. Lisäksi hän korvasi laserpointterin lähinnä seivästä muistuttavalla pitkällä kumipäisellä kepillä, johon myös välillä nojaili.

Lasten määrän kasvun pysähtymisen tämä akateemikko todisteli vessapaperirullien avulla. Rullia siirtelemällä Rosling auttoi meitä kuulijoita sisäistämään, kuinka mahdotonta on ajatella, että lasten lukumäärä kasvaisi. Nykyisin syntyville hän ennusti lääketeknologian kehittymisen mahdollistavan jopa 150 vuoden eliniän. Lääketieteen kehityksen myötä juuri vanhusten lukumäärä kasvaa.

Afrikan ongelmien lisääntymistä Rosling kuvasi PP-käyrin, mutta auttoi konkreettisemmin ymmärtämään asiaa piiloutumalla pöydän ja PC:n taakse ja nousemalla hitaasti ylös. Suurimman osan ajasta esiintyjä oli yleisön näkymättömissä. Näin hän esitti, miten hitaasti ongelmat tulevat näkyviksi.

Tieteellinen tieto ja numerot voidaan siis esittää hauskasti, viemättä kuitenkaan pohjaa itse asialta.

MARSA BÄCK

Ota esiintymisjännitys haltuun!

Kädet tärisevät, sydän tykyttää ja hikiläikät kasvavat kainaloissa. Oireet ovat tuttuja lähes kaikille esiintyjille.

Esiintyminen on keskittymistä ja energiaa vaativa tilanne, jossa kirkkaasti juokseva ajatus on hyödyksi.  Esiintymisjännityksen oireet juontavat juurensa alkukantaiseen ”taistele tai pakene” -reaktioon, joka antaa voimia, kun ihmisen henki on vaarassa. Osittain samoja voimia tarvitsemme, kun valmistaudumme henkiseen ponnistukseen esiintyessämme.

Ihmisen henki ei ole kuitenkaan uhattuna esiintymistilanteessa, joten oma suhtautuminen esiintymisjännitykseen ja sen oireisiin kannattaa päivittää järkeviin mittasuhteisiin. Seuraavien vinkkien avulla voit ottaa esiintymisjännityksen haltuun.

1. Suhtaudu jännitykseen myönteisesti.

Esiintymisjännitykseen voi ladata joko kielteisiä tai myönteisiä tunteita: ”Apua, tuntuu inhottavalta”  tai ”Jännitän, olen siis valmis”. Oireet ovat samat – tulkinta erilainen. Esiintymisjännityksen hallinta vaatii ennen kaikkea muutosta suhtautumistavassa. Tee siis jännityksestäsi voimavara!

2. Aseta realistisia tavoitteita.
Onnistumisen kokemuksia saat asettamalla itsellesi oikean kokoisia tavoitteita ja pääsemällä niihin. Lähes jokainen esitys sisältää käytännön mokia, ajatuskatkoja ja takelteluja. Älä siis tavoittele virheetöntä esitystä.

3. Unohda esiintyessä olemuksesi.
Jännityksen fysiologisia oireita yritetään usein peitellä. Jännityksen aiheuttamaa tärinää ei kuitenkaan voi juurikaan hallita tietoisesti, vaan reaktio saattaa ennemminkin voimistua. Hyväksy jännittäminen ja salli oireet.

Lisää apua esiintymisjännityksen hallintaan saat lataamalla 10 vinkin oppaan nettisivuiltamme.

PAULIINA PERTTULI

Pienillä teoilla työhyvinvointia

Työhyvinvointi, työssä jaksaminen, työssä viihtyminen – teema on aina ajankohtainen, ja syystä. Hyvinvoiva työntekijä tekee parempaa tulosta. 

Myös pienillä arkisilla teoilla voi saada aikaan hyvinvointia. Päivittäinen kanssakäymisemme voi sisältää tekoja, joilla vaikutat itsesi ja muiden työssä viihtyvyyteen. 

Tarkista, rakennatko sinä omalla toiminnallasi muiden työhyvinvointia.

Tervehdin ja hyvästelen.

Kohteliaisuus on aina suositeltavaa. Nykyajan virtuaalisessa työympäristössä kohteliaisuus korostuu entisestään, kuten esimerkiksi Ron Ashkenas kuvailee Harward Business Review:n artikkelissa. 

Annan palautetta työtovereilleni ja tuen heitä.

Työtä ei tämän päivän maailmassa tehdä yksin. Tarvitset apua sinulle vaikeissa asioissa, varmistusta siitä, oletko tehnyt työsi oikein.  Samaa tarvitsevat myös työtoverisi.

Kuuntelen.

Kuuntelu on vuorovaikutuksen edellytys. Et voi viestiä toisten kanssa, jos et kuuntele. Miltä sinusta tuntuisi pitää palaverissa esitelmää, kun muut tekevät samaan aikaan jotain muuta, eivätkä selvästikään ole läsnä tilanteessa?

Viestin – työni edistymisestä ja menoistani työajalla.

Toivot varmasti viestintää yrityksesi johdolta: miten firmalla menee ja mitä tapahtuu tulevaisuudessa. Myös sinulta odotetaan viestintää. Työtoveriesi ja tiimisi jäsenten on hyvä tietää, miten sinulla menee töissä.

En valita.

Jatkuva asioista valittaminen työn tylsyydestä ikävään säähän tuo työyhteisöön huonon ilmapiirin. Myös valittaminen toisista ihmisistä, toisten selän takana puhuminen on ikävää muita kohtaan. Se voi olla jopa kiusaamista. Aiheelliselle valitukselle (eli kritiikille)kannattaa miettiä oikea aika, paikka ja henkilö, jolle siitä kertoo.

Tunnettu sananlasku tiivistää sen hyvin: Kohtele muita niin kuin toivoisit itseäsi kohdeltavan.

ELISA KAJASTE

                             

Hyvä esiintyjä 1: Miksi Timo Soini onnistuu?

Olin tänään 5.9. Helsingin Yrittäjien järjestämässä Yrittäjän päivän tilaisuudessa Hanasaaressa.  Tilaisuuden pääpuhujaksi oli pestattu Timo Soini. Näin esiintymiskouluttajana on pakko ihailla hänen esiintymistaitoaan ja erilaisten vaikuttamiskeinojen hallintaansa. 

Miksi Soini onnistuu vaikuttamaan? Hän käyttää erittäin tehokkaasti kaikkia esiintymisen ja vaikuttamisen keinoja. Jo avauksessa hän kertoo, että on sairauslomalla ja samalla varoittaa yleisöä, etteivät odota liikoja esiintymiseltä. Näin hän lähtee liikkeelle laskemalla omaa statustaan.

Itse puheenvuorossa oli juuri yrittäjille tärkeitä asioita, usein kysymyksen tai haasteen muodossa. Soini myös viittasi aikaisemmin puhuneen Helsingin yrittäjien puheenjohtajan sanoihin. Vilahtipa puheessa muutama keskeinen suostuttelun keinokin kuten uhkaus, varoitus tai huono ennuste. Suosikkiaihettaan hän ei silti täysin unohtanut: ”Vain kaksi minuuttia Kreikan taloudesta”!

Varsinaisessa yleisökeskustelussa Soini todella näytti taitonsa. Jokainen kysymyksen esittänyt sai tuntea olevansa tärkeä.  Juuri hänen kysymyksensä oli oivallinen ja keskeinen sillä hetkellä. Tällöin pelissä olivat sitouttamisen keinoista arvot ja tunteet: toisen arvostaminen, reiluus, oikeudenmukaisuus, moraali, syyllisyys sekä velvollisuuden ja sitoutuneisuuden tunteet.

Jos yleisöpuheenvuoro sisälsi jonkinlaista kritiikkiä Soinia tai hänen puoluettaan kohtaan, laski Soini välittömästi statustaan letkauttamalla kevyesti jotain, joka kohdistui häneen itseensä. Tällä hän sai irroitetuksi useat naurut kriittisestä yleisöstä.

Itse esiintyminen oli erittäin läsnäolevaa: lähes kaikki vastauksensa hän kohdisti katsekontaktilla kysyjälle, joka tuli vakuuttuneeksi, että sai rehellisen ja mietityn vastauksen.

Mitä kuulijalle sitten jäi tunnin tuokiosta mieleen? Itselleni jäi se, että Soini myönsi katuvansa, kun ei lähtenyt hallitukseen ja ryhtynyt ulko- tai valtiovarainministeriksi.

MARSA BÄCK