Millaisen ensivaikutelman kirjoitat itsestäsi?

Nykyään ensikosketuksemme uuteen ihmiseen tapahtuu yhä useammin sähköpostitse. Hyvää ensivaikutelmaa ei kuitenkaan meilissä rakenneta puhtailla hiuksilla ja ystävällisellä hymyllä kuten kasvokkain, vaan pelkästään tekstin keinoin.

Miten siis antaa hyvä ja luotettava ensivaikutelma itsestään ja organisaatiostaan?

Ihan ensimmäiseksi näemme uudesta sähköpostista sen otsikon, joten siihen kannattaa satsata. Kirjoitusvirhe otsikossa voi olla pelkkä inhimillinen erehdys, mutta sillä voi olla kohtalokkaat seuraukset: viestiäsi ei edes avata, koska sen lähettäjä vaikuttaa epäluotettavalta. Lyöntivirhe voi vielä mennä kiireen piikkiin − mutta vaikeuttaa ymmärtämistä. Yhdyssanavirhe nakertaa uskottavuutta jo melko rajusti. (Vrt. Tarjous hinnalla Kreikkaan / Taroushinnalla Kreikkaan)

Jos vastaanottaja päättää avata meilisi, hän todennäköisesti luo ensin silmäyksen koko tekstiin. Tällöin tekstin huoliteltu ulkoasu toimii samalla tavalla kuin siistit vaatteet ensitapaamisessa. Tekstin huoliteltuun ulkoasuun kuuluu verkossa ensinnäkin tiiviys. Tiiliskiviteksti karkottaa lukijat. Jos et millään saa aikaan lyhyttä ja ytimekästä viestiä, älä kuitenkaan yritä elävöittää tekstiäsi erilaisilla fonteilla ja väreillä. Paras raikastus pitkälle tekstille on kappalejaon ja väliotsikoiden käyttäminen.

Seuraavaksi lukija siirtyykin jo varsinaisen tekstisi puoleen. Sanaton viestintämme vaikuttaa ensivaikutelman rakentumiseen tavatessamme kasvokkain. Koska tekstistä tämä taso puuttuu, se täytyy kielentää. Alkutervehdys, erityisesti puhuttelulla, toimii ikään kuin katsekontaktina. Kohteliaisuusfraasit taas korvaavat ystävällisen hymyn.

Kuten kasvokkaistapaamisessakin, hyvän ensivaikutelman avulla saat lukijasi ”kuulolle”. Se on aina lupaava lähtökohta vuorovaikutukselle.

HELI PERTTULA