Millaisen ensivaikutelman kirjoitat itsestäsi?

Nykyään ensikosketuksemme uuteen ihmiseen tapahtuu yhä useammin sähköpostitse. Hyvää ensivaikutelmaa ei kuitenkaan meilissä rakenneta puhtailla hiuksilla ja ystävällisellä hymyllä kuten kasvokkain, vaan pelkästään tekstin keinoin.

Miten siis antaa hyvä ja luotettava ensivaikutelma itsestään ja organisaatiostaan?

Ihan ensimmäiseksi näemme uudesta sähköpostista sen otsikon, joten siihen kannattaa satsata. Kirjoitusvirhe otsikossa voi olla pelkkä inhimillinen erehdys, mutta sillä voi olla kohtalokkaat seuraukset: viestiäsi ei edes avata, koska sen lähettäjä vaikuttaa epäluotettavalta. Lyöntivirhe voi vielä mennä kiireen piikkiin − mutta vaikeuttaa ymmärtämistä. Yhdyssanavirhe nakertaa uskottavuutta jo melko rajusti. (Vrt. Tarjous hinnalla Kreikkaan / Taroushinnalla Kreikkaan)

Jos vastaanottaja päättää avata meilisi, hän todennäköisesti luo ensin silmäyksen koko tekstiin. Tällöin tekstin huoliteltu ulkoasu toimii samalla tavalla kuin siistit vaatteet ensitapaamisessa. Tekstin huoliteltuun ulkoasuun kuuluu verkossa ensinnäkin tiiviys. Tiiliskiviteksti karkottaa lukijat. Jos et millään saa aikaan lyhyttä ja ytimekästä viestiä, älä kuitenkaan yritä elävöittää tekstiäsi erilaisilla fonteilla ja väreillä. Paras raikastus pitkälle tekstille on kappalejaon ja väliotsikoiden käyttäminen.

Seuraavaksi lukija siirtyykin jo varsinaisen tekstisi puoleen. Sanaton viestintämme vaikuttaa ensivaikutelman rakentumiseen tavatessamme kasvokkain. Koska tekstistä tämä taso puuttuu, se täytyy kielentää. Alkutervehdys, erityisesti puhuttelulla, toimii ikään kuin katsekontaktina. Kohteliaisuusfraasit taas korvaavat ystävällisen hymyn.

Kuten kasvokkaistapaamisessakin, hyvän ensivaikutelman avulla saat lukijasi ”kuulolle”. Se on aina lupaava lähtökohta vuorovaikutukselle.

HELI PERTTULA

Onko sanaton viestintä sanoja tärkeämpää?

Sinäkin olet varmasti jossain kuullut  Albert Mehrabianin tutkimuksesta ja siitä, että ns. sanattoman viestinnän painoarvo olisi vuorovaikutustilanteissa 80 % ja viestin sisällön vain 20 %.

Tämä on kuitenkin myytti, joka on ruokkinut itse itseään. Mehrabianin tutkimus koski nimittäin ensivaikutelmaa, jonka hänen mukaansa 80 % ihmisistä luo muutamassa sekunnissa tai minuutissa, hitaimmatkin 20 minuutin sisällä.

Ensivaikutelmassa huomio kiinnittyy Mehrabianin tutkimuksen mukaan

• 55 %   ulkoiseen esiintymiseen 
• 38 %   puhetapaan 
•   7 %   sanoihin.   

Mutta miten viestin sisältö sitten luodaan? Kaikkien edellä mainittujen asioiden avulla. Riippuu nimittäin täysin kuulijan odotuksista, puhujan asiasta ja tilanteesta, millaisia tulkintoja kuulijat tekevät. 

Jos puhujan asia ei kiinnosta meitä kuulijoita, saatamme hyvinkin ryhtyä tutkiskelemaan hänen esiintymistään, sen sijaan että kuuntelisimme sanoja tai edes yrittäisimme ymmärtää puhujan tarkoitusta. Jos taas henkemme on kiinni siitä, että ymmärrämme puhujan sanoman oikein, emme suinkaan hukkaa aikaa esiintyjän ulkoisen olemuksen analyysiin. Tällöin yritämme kaikin tavoin muistaa jokaisen sanan, jonka hän päästää suustaan.

Esimerkki:  

Al Qaidan antama kuolemantuomio voidaan lukea täysin ilmeettömästi yksitotisella äänellä tai sitten hurjasti huutaen ja meuhkaten. Kummassakin tapauksessa viestin sisältö epäilemättä kauhistuttaa meitä yhtä lailla.

Totta on, että puhuja voi vaikuttaa sanoman vastaanottoon niin ulkoisella esiintymisellään, puhetavallaan kuin sanoillaankin. Näiden eri osa-alueiden merkitys kuitenkin vaihtelee kuulijan tarpeista, odotuksista ja jopa vireystilasta riippuen. 

Tylsäkin asia voi siis muuttua mielenkiintoiseksi railakkaasti esitettynä, vaikka asiasisältö pysyisikin samana.

MARSA BÄCK