Selkeä virkakieli säästää aikaa, vaivaa ja rahaa

Tällä viikolla uutisoitiin, että Suomessa poliisilta vaaditaan muihin maihin verrattuna poikkeuksellisen hyvää kirjoitustaitoa. Uutisen pääset lukemaan täältä.

Poliisilta ja muilta viranomaisilta vaaditaan hyvää kirjoitustaitoa, jotta viralliset paperit ja asiakirjat ovat yleisesti ymmärrettäviä. Hyvä kirjoitustaito pienentää väärinymmärryksen riskiä ja takaa asiakkaan oikeusturvan. Selkeä virkakieli myös säästää niin viranomaisen kuin asiakkaankin aikaa ja vaivaa. Kun kaikki on kerralla selvää, ei tarvitse ryhtyä selvennystyöhön.

Hyvä kieli säästäisi myös organisaation työtunteja. Ruotsissa tehdyn tutkimuksen mukaan selkeä ja tiivis virkakieli saattaa säästää jopa tuhansia työtunteja. Jos esimerkiksi kunnassa 80 viranomaista käyttää 15 minuuttia lukeakseen yhden asiakirjan, joita vuodessa on 300, lukemiseen käytettyjen tuntien määrä on yhteensä 6000 tuntia. Tiivistämällä ja selkeyttämällä tekstiä lukuaika lyhenee 10 minuuttiin, siten yhteenlaskettu tuntimäärä laskee 2000 tunnilla.

Vuonna 2004 voimaan astunut hallintolaki edellyttää viranomaisilta asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Kuitenkin törmäämme jatkuvasti hankaliin, joskus jopa käsittämättömiin kiemuroihin lukiessamme virallisia papereita ja asiakirjoja. Viranomaisten toimintaa ja tekstejä ohjaa laki, säädökset ja ohjeet. Niillä hankalaa virkakieltä usein perustellaan. Tietyillä ammattiryhmillä on omat vakiintuneet käytäntönsä ja ammattisanastonsa, jotka hankaloittavat virkakielen ymmärtämistä. Vaikka erilaisten tekstien kirjoittaminen on hyvin tärkeä osa viranomaisten työtä, siihen ei jostain syystä varata riittävästi aikaa. Myöskään virkakielen kehittämiselle ei anneta mahdollisuuksia.

Virkakieli kuitenkin kehittyy ja julkaisualustat muuttuvat koko ajan. Yhä enemmän viranomaiset kirjoittavat verkossa, esimerkiksi organisaation nettisivuilla ja blogeissa. Sosiaalinen media puolestaan mahdollistaa virallisten asioiden esiintuonnin epävirallisemmin. Erilaiset viestintäkanavat pakottavat viranomaisia muokkaamaan tekstejään ja kirjoitustyyliään. Tämä muutos kannattaa ottaa mielenkiintoisena haasteena nähdä itsestään selvät asiat uudessa valossa ja saada virallisetkin tekstit yleisesti ymmärrettäviksi.

EMMI MÄLKIÄ

Kirjoittaja, oletko A- vai B-tyyppi?

On kahdenlaisia kirjoittajia. Millainen kirjoittaja sinä olet? Katso, kumpi seuraavista kuvauksista sopii sinuun.

A.

Otsikon kirjoitettuani olen ehtinyt lukea sähköpostit, hakea 

lisää kahvia, järjestellä työpöydän ja käydä kaksi kertaa Facebookissa. 

Kolmessa tunnissa saan valmiiksi yhden sivun, siis jos hyvin menee.

B.

Aloitan kirjoittamisen heti, turhia miettimättä. Tunnissa olen 

tuottanut kolme sivua tekstiä – tosin yhtä taidettiin pyytää.

Mikäli kohdan A kuvaus tuntuu tutulta, olet A-tyyppi.  A-tyypin kirjoittaja pyrkii tuottamaan heti valmista A-luokan tekstiä. Toki timantitkin syntyvät kovassa puristuksessa. Ongelmasi on juuri tuo kovan puristuksen tuntu (ja täydellisyyden tavoittelu), mikä saa sinut lykkäämään kirjoittamisen aloittamista. 

Jos taas kohta B osuu ja uppoaa, olet B-tyyppi. Sinulle kelpaa myös B-luokan teksti. Pääasia on, että tekstiä tulee. Ei haittaa, vaikka se onkin sirpaleista, vailla punaista lankaa, rönsyilevää – senhän voi sitten korjata, joskus. Ongelmasi on, että usein tekstin siistiminen jää puoliväliin tai kokonaan tekemättä.

Ideaalitapauksessa kirjoittaja pystyisi joustavasti sukkuloimaan näissä kahdessa ”roolissa”. Tekstiä tuottaessa tarvitaan B-tyypin pidäkkeettömyyttä. Muokkaus- ja viimeistelyvaihetta taas avittaa A-tyypin kunnianhimo.

Kumpaakin tyyppiä auttaa kuitenkin huolellinen valmistautuminen. Tekstin ideointi, tarvittavan tiedon kerääminen, rakenteen suunnittelu – kaikki nämä vaiheet helpottavat varsinaista kirjoittamista.

Tekstin valmistelua ei aina tarvitse suorittaa koneen ääressä. Esimerkiksi tämä teksti on ideoitu suihkussa ja jäsennelty sängyssä ennen nukahtamista.

HELI PERTTULA