Hajautettu tiimi tarvitsee vahvan aloituksen

Tiimin jäsenten ei enää tarvitse olla samasta organisaatiosta, samalta paikkakunnalta tai aikavyöhykkeeltä, kun viestintäteknologia antaa mahdollisuuden globaaliin yhteistyön. Nyt alkavassa kolmiosaisessa sarjassa annetaan vinkkejä tällaisen monikulttuurisen, hajautetun tiimin ongelmien ratkaisemiseen. Ensimmäisessä osassa keskitytään tiimityön aloittamiseen, seuraavassa tiimin jokapäiväiseen toimintaan ja viimeisessä tiimin johtajan merkitykseen.

Ihmiset työskentelevät entistä enemmän monikulttuurisissa ja hajautetuissa tiimeissä. Hajautettu tiimityö onkin järkevää, kun halutaan tuoda yhteen erilaisia osaajia työskentelemään yhteisen tavoitteen hyväksi. Usein tällaiset tiimit menestyvät kyllä hyvin, mutta ne eivät aina pysty hyödyntämään koko potentiaaliaan, sillä tiimin työhön liittyy monia toiminnallisia ja viestinnällisiä haasteita. Jos näitä haasteita ei huomioida, voi edessä olla kivinen tie.

Ensimmäinen suuri haaste tiimityössä liittyy toiminnan käynnistämiseen. Kun tiimiin on valittu oikeat jäsenet ja johtaja, on suositeltavaa pitää aloitustapaaminen kasvokkain. Näin vahvistetaan yhteisen tavoitteen saavuttaminen ja tiimin toimintatavat sekä luodaan pohja yhteisymmärrykselle, luottamukselle, motivaatiolle ja tiimiin sitoutumiselle. 

Kun kyseessä on monikulttuurinen tiimi, täytyy aluksi neuvotella myös monista kulttuurisista, itsestäänselvyyksinä pidetyistä asioista: 

• Mitä kieltä puhutaan?
• Minkä aikavyöhykkeen mukaan ilmoitetaan tapaamisajoista?
• Entäpä erilaiset mittayksiköt: käytetäänkö grammoja, litroja ja senttejä vai paunoja, gallonia ja tuumia? Puhutaanko euroista, dollareista vai punnista?
• Mikä on tilanne eri kulttuurien juhlapäivien kohdalla?
• Eri organisaatioissa saattaa myös olla omia työn käytänteitä, joita pidetään itsestään selvinä, mutta niin ei toimitakaan muualla. Siispä tiimin on muodostettava omat, juuri sille ryhmälle sopivat työtapansa.

Tiimin toiminnan kannalta aloitus on merkittävä, sillä silloin luodaan pelisäännöt tulevalle toiminnalle ja pohja yhteisymmärrykselle. Aloitusta kannattaakin valmistella huolella.

ELISA KAJASTE

Vuorovaikutustapojen orja, nujerra tehoton rutiini!

Tarraudumme helposti tapoihin: Juon kahvini maidolla. Kirjoitamme aina työpaikalla perusteellisen muistion kaikista viikkopalavereista. Vastaan työkavereiden positiiviseen palautteeseen nolostuneella hymähdyksellä.

Erityisesti vuorovaikutuksen tavat istuvat meissä tiukasti. Jokaisella meistä on omat automaattiset käyttäytymismallimme ja puhetapamme. Osa tavoista pohjautuu synnynnäisiin taipumuksiin, osan nappaamme ja kopioimme ympäristöstämme. Eletyn elämän myötä ihminen muuttuu. Suulas ihminen kehittyy asiakastyössä taitavaksi kuuntelijaksi, koska haluaa onnistua työssään. Ujo innostuu positiivisten kokemusten kautta kehittymään loistavaksi esiintyjäksi.

Myös tapa tehdä yhdessä töitä alkaa helposti seurailla samoja latuja. Kuinka suhtaudumme uusiin ideoihin? Millaista huulta heitämme työpaikalla? Kehummeko työkavereita spontaanisti onnistumisen jälkeen? Työyhteisöön muodostuu oma kulttuurinsa, jossa noudatetaan kirjoittamattomia sääntöjä ja totuttuja tapoja. Ja uusi kollega oppii kyllä nopeasti talon tavoille – olivat tavat sitten hyviä tai huonoja, työtä tehostavia tai hidastavia.

Tietenkin tavat ennen kaikkea helpottavat työn arkea. Osaaminen kuitenkin jämähtää paikoilleen, jos emme silloin tällöin pysähdy kyseenalaistamaan automaattisia toiminta- ja ajatustapojamme. Muutos kohti parempia yhteistyötapoja on lopulta kiinni meistä jokaisesta itsestämme, halustamme kehittyä, sillä varsinainen muutoksen logiikka on valtavan yksinkertainen:

1.   Havainnoi itseäsi ja tunnista vuorovaikutustapasi.
2.   Erottele ne hyviin ja huonoihin.
3.   Korvaa huonot tavat paremmilla.
4.   Pidä kiinni hyvistä tavoistasi.

Toivotan intoa tapojen muutokseen. Muutos parempaan on harvoin helppoa, mutta se on lähes poikkeuksetta palkitsevaa.

Pauliina Perttuli

Twitter: pperttuli

Kun yleisö ei keskustele

Olet todennäköisesti ollut kuulijana tilaisuudessa, jonka aluksi puhuja ilmoittaa toivovansa keskustelua. Että keskeyttäkää vain, ja kysykää ihmeessä, eihän tässä ole tarkoitus mitään yksinpuhelua pitää. Ja sitten esiintyjä suorittaa yksinpuhelunsa. Eikä kukaan keskeytä, saati keskustele.

Jälkeenpäin puhuja manailee yleisön passiivisuutta. Että vaikka selvästi annettiin lupa keskustella, niin ei ymmärretty. Olipa kerta kaikkiaan huono yleisö!

Toki esiintymistilanne on vuorovaikutustilanne, ja kuulijatkin tuovat siihen oman panoksensa. Mutta esiintyjä on kuitenkin vastuussa vaikkapa siitä, että hänen omat tavoitteensa toteutuvat. Jos puhuja siis tavoittelee tilanteesta keskustelevaa, ei auta jäädä toivomaan. Keskustelu on rakennettava. Kuulijoita on autettava aukaisemaan suunsa.

Yleisö on nimittäin kohtelias. Se kunnioittaa tilanteen sääntöjä, ja lähtökohtaisesti esiintymistilanteessa puhuja puhuu, ja muut kuuntelevat. Jos siis haluat muuttaa sääntöä ja luoda uuden, sinun on viestittävä se uskottavasti kuulijoillesi. Tässäkin teko merkitsee enemmän kuin pelkät sanat.

Tärkeintä tietysti on, että puhujaa oikeasti kiinnostaa kuulla muidenkin ääntä kuin pelkästään omaansa. Tästä esiintyjä voi viestiä kysymyksin. Yleisöä voi lämmittää vuorovaikutukseen antamalla heidän ensin vastata kysymykseen vanhalla kunnon käsi ylös -tekniikalla. Tässä vaiheessa joku saattaa jo uskaltautua loihe lausumaan, mutta mitä suurempi yleisö, mitä muodollisempi tilanne ja mitä vähemmän osallistujat tuntevat toisiaan, sitä enemmän he tarvitsevat rohkaisua.

Seuraavaksi voit laittaa kuulijat juttelemaan keskenään. Yksinkertaisin versio tästä on ns. pariporina, jossa siis pari tai pienryhmä keskustelee annetusta aiheesta. Tämän jälkeen voitkin jo kysellä, mistä he puhuivat. Jos yleisöä on vähän, voit antaa suunvuoron vaikkapa jokaiselle ryhmälle.

Mitä enemmän esiintymistilanteessa on kysymys siitä, että osallistujien tulisi oppia jotain, sitä tärkeämpää heidän osallistumisensa on. Osallistuminen kun nykyisten oppimiskäsitysten mukaan tukee sitä oppimista. Muista siis osallistaa yleisösi – saatat itsekin viisastua siinä samalla!

 

HELI PERTTULA

Twitter: @Helystin