Vinkkejä virtuaalimiitteihin – audiokokoukset tehokkaiksi!

LiveMeeting, verkkokokous, audiokokous – miten sitä haluaakaan kutsua – on yleinen kokoustapa yrityksissä, joissa tehdään paljon hajautunutta yhteistyötä. Erilaiset audiokokousjärjestelmät ovat tuoneet organisaatioille mittavia säästöjä ja siksi ne ovatkin niin suosittuja. 

Näillä kokouksilla on kuitenkin omat, välillä haastavatkin piirteensä, jotka liittyvät niiden virtuaalisuuteen: viestitään äänellä, ilman videokuvaa, ja yhteisessä tilassa näytetään kokoukseen liittyviä materiaaleja. 

Tsekkaa seuraavat vinkit ja tehosta kokouksesi kulkua! 

              1. Käytännöt haltuun.

Kaiken hajautuneen yhteistyön perusta on, että siihen osallistuvat osaavat käyttää kokouksen mahdollistavaa teknologiaa. Tämän lisäksi jokaisen on oltava tietoinen kokousten ”säännöistä”, esimerkiksi aikatauluista ja keskusteluun osallistumisesta.

               2. Tehoa vuorovaikutukseen.

Kuuntelu on keskeistä audiokokouksissa. Vaikka niissä voi olla ”mutella”, on syytä keskittyä kokouksen asioihin, jotta tärkeät asiat eivät mene ohi. Yhteisymmärrystä kokoukseen kannatta luoda kysymällä ja tiivistämällä aiemmin puhuttua omin sanoin.

Kysymys kohdistetaan oikealle henkilölle tämän nimellä; näin vältetään hiljaisuus ja päällekkäin puhuminen. Kaikille avoimet kysymykset on kätevintä toteuttaa audiokokousohjelmien äänestysominaisuuksilla. Oma nimi on syytä mainita aina puheenvuoron alussa, jos mukana on henkilöitä, jotka eivät tunne toisiaan

   

              3. Puheenjohtajuus kunniaan.

Kokouksen puheenjohtaja on avainasemassa kokouksen onnistumisen ja tehokkuuden kannalta.  Hän aloittaa kokouksen, esittelee kokouksen tarkoituksen ja osallistujat. Puheenjohtaja vie keskustelua eteenpäin, keskeyttää liian äänekkäät ihmiset ja osallistaa hiljaisempia ihmisiä, sekä päättää palaverin esimerkiksi kiittämällä kaikkia kokouksesta.

Audiokokouksessa työskentely on tehokasta, mukavaa ja helppoa, kun osallistujat osaavat käyttää teknologiaa, käyttävät sitä tarpeeksi usein ja huomioivat virtuaalisen vuorovaikutuksen erityispiirteet.

ELISA KAJASTE

Kirjoittaja valmistelee pro gradu -työtä audiokokousten vuorovaikutuksesta.

Virtuaalipalavereissa tekniikalla on väliä

Kävimme kesällä kahvipöytäkeskustelua sanasta työympäristö, josta Pauliina Perttuli kirjoittikin tässä blogissa jo keväällä. Nykyisin ilmaukseen ”työympäristö” on selvyyden vuoksi lisättävä sana fyysinen tai virtuaalinen. Eräs virtuaalisen työympäristön muoto ovat etäkokoukset ja -palaverit.

Itse en ole ollut tilanteissa, joissa virtuaalitapaamisille olisi ollut juurikaan tarvetta. Kokemukseni videoneuvotteluista ovat rajoittuneet lähinnä muutamiin kokeiluihin netistä ladattavilla ilmaisohjelmilla ja pienellä web-kameralla. Niiden perusteella ajattelin, että teknisillä ratkaisuilla ei voida saada lähellekään aidon tuntuista vuorovaikutustilannetta aikaan.

Vastapuolen naama näkyy yhdellä viidesosalla ruutua, hänen PowerPoint-diansa samankokoisina, ja lopun alueen täyttävät ohjelman muut ”helpottavat” ominaisuudet. Ääni ja kuva eivät kulje samaan tahtiin, eikä kuvasta muutenkaan ole mitään iloa, jos valaistus ei ole kohdallaan.

Käsitykseni kuitenkin muuttui ollessani erään asiakkaan luona palaverissa, jossa osallistujia oli läsnä myös etäyhteyden kautta.

Heillä oli käytössään erillinen videoneuvotteluhuone. Tämä tila oli siis rakennettu ihan sitä varten. Kameran asettelu ja kalustuksen muoto takasivat kaikille näköyhteyden toisiinsa. Tuntui melkein siltä, kuin olisimme olleet saman pöydän ääressä kirjaimellisesti, koska toisella paikkakunnalla olevan henkilön kuva näkyi isolla ruudulla ”luonnollisen” kokoisena.

Tekniikalla on siis väliä. Parhaankin laitteiston kanssa toimiessa on silti hyvä ottaa huomioon muutama seikka.

• Puheenjohtajalla on erityisen keskeinen rooli ja hänen tulisi olla tehtävänsä tasalla.

• Kaikkia osanottajia pitäisi pystyä huomioimaan tasapuolisesti. Tämä on erityisen haastavaa, jos etäyhteyden  päässä on vähemmän osanottajia kuin fyysisesti paikalla olevia.

• Havainnollistamiseen käytettävän materiaalin pitää olla sähköisessä muodossa ja mielellään etukäteen toimitettuna kaikille osallistujille.

Ainut asia, joka vielä kaipaisi kehittelyä, on virtuaalinen kättely. Se on tarpeen, kun ei ole tavannut etäyhteyden päässä olevaa henkilöä koskaan aiemmin. Ehkä vielä jonain päivänä laitteisto- ja sovelluskehittäjät löytävät ratkaisun tähänkin. Ideoita?

JOHANNA MARTIKAINEN

Viisi vinkkiä toimivan sähköpostin kirjoittamiseen

Moni aloitti kesäloman jälkeen työnsä purkamalla ääriään myöten täyttyneen sähköpostinsa. Sähköpostikaaos ei kuitenkaan ole toisille pelkästään loman aiheuttama ongelma, vaan osa arkea.

Taannoin Helsingin SanomienTyöelämä-liitteessä (5.8.2012) annettiin hyviä vinkkejä sähköpostikaaoksen taltuttamiseen. Jutussa haastatellun Anja Alasillan mukaan esimerkiksi jo alun perin huonosti kirjoitetut meilit tuottavat sähköpostikopittelua, eli useita viestejä ”keskustelijoiden” välillä. 

Miten sitten välttää tätä meilipingpongia? Alla muutama vinkki siitä, millaisiin asioihin kannattaa sähköpostia kirjoittaessa kiinnittää huomiota.

1.     Viestin tavoite

Tee itsellesi selväksi, miksi ylipäätään lähetät meiliä. (Jos syy ei selviä, jätä viesti lähettämättä.) Miten haluat vastaanottajan toimivan?

2.    Tiiviys ja ytimekkyys

Mitä vastaanottaja jo tietää tästä asiasta? Mitä hänen ei tarvitse tietää? Kirjoita vain tarpeelliset asiat. Tärkein asia kannattaa laittaa heti alkuun.

3.    Yksinkertainen ja selkeä kieli

Älä hienostele sanoilla. Älä käytä ammattislangia, ellet kirjoita kollegalle. Pidä virkkeet lyhyinä.

4.    Tekstin asettelu

Panosta myös viestin ulkoasuun. Kappalejaot, listat ja väliotsikot tekevät viestistä luettavamman.

5.    Tarkistaminen

Lue viestisi läpi, ennen kuin lähetät sen. Onko viestisi ymmärrettävä? Jos olet tuohtunut, älä lähetä viestiä. Palaa viestiisi, kun olet rauhoittunut.

Kaikki nämä vinkit voisi tiivistää yhdeksi säännöksi: Muista ajatella lukijaa. Auttamalla lukijaa autat myös itseäsi.

HELI PERTTULA