Nykyään ensikosketuksemme uuteen ihmiseen tapahtuu yhä useammin sähköpostitse. Hyvää ensivaikutelmaa ei kuitenkaan meilissä rakenneta puhtailla hiuksilla ja ystävällisellä hymyllä kuten kasvokkain, vaan pelkästään tekstin keinoin.
Miten siis antaa hyvä ja luotettava ensivaikutelma itsestään
ja organisaatiostaan?
Ihan ensimmäiseksi näemme uudesta sähköpostista sen otsikon, joten siihen kannattaa
satsata. Kirjoitusvirhe otsikossa voi olla pelkkä inhimillinen erehdys, mutta
sillä voi olla kohtalokkaat seuraukset: viestiäsi ei edes avata, koska sen
lähettäjä vaikuttaa epäluotettavalta. Lyöntivirhe voi vielä mennä kiireen
piikkiin
− mutta vaikeuttaa ymmärtämistä. Yhdyssanavirhe
nakertaa uskottavuutta jo melko rajusti. (Vrt. Tarjous
hinnalla Kreikkaan / Taroushinnalla Kreikkaan)
Jos vastaanottaja päättää avata meilisi, hän todennäköisesti
luo ensin silmäyksen koko tekstiin. Tällöin tekstin
huoliteltu ulkoasu toimii samalla tavalla kuin siistit vaatteet ensitapaamisessa.
Tekstin huoliteltuun ulkoasuun kuuluu verkossa ensinnäkin tiiviys.
Tiiliskiviteksti karkottaa lukijat. Jos et millään saa aikaan lyhyttä ja
ytimekästä viestiä, älä kuitenkaan yritä elävöittää tekstiäsi erilaisilla
fonteilla ja väreillä. Paras raikastus pitkälle tekstille on kappalejaon ja
väliotsikoiden käyttäminen.
Seuraavaksi lukija siirtyykin jo varsinaisen tekstisi
puoleen. Sanaton viestintämme vaikuttaa ensivaikutelman rakentumiseen
tavatessamme kasvokkain. Koska tekstistä tämä taso puuttuu, se täytyy
kielentää. Alkutervehdys, erityisesti
puhuttelulla, toimii ikään kuin katsekontaktina. Kohteliaisuusfraasit taas korvaavat ystävällisen hymyn.
Kuten kasvokkaistapaamisessakin, hyvän ensivaikutelman
avulla saat lukijasi ”kuulolle”. Se on aina lupaava lähtökohta vuorovaikutukselle.
HELI PERTTULA
