Viesti perille ajoissa

Onko sinullekin joskus käynyt niin, että olet saanut jonkin viestin liian myöhään voidaksesi enää reagoida siihen? Viestinnässä ja erityisesti tiedottamisessa oikealla ajankohdalla on ratkaiseva merkitys. Pari viikkoa sitten pääsin itse todistamaan tätä.

Talossamme on tehty rappuremonttia ja me asukkaat tiesimme, että seuraavaksi vuorossa olisi huoneistojen ovien vaihtaminen. (Olin ehtinyt jo vähän ihmetellä, kun asiasta ei mitään kuulu.) Eräänä iltana töistä tullessani huomaan, että uudet ovet on jo kannettu rappuun jokaiseen kerrokseen.  Kynnykseltäni löydänkin tiedotteen ovien uusimisesta. Tiedote on päivätty reilu viikko takaperin, mutta se on lähetetty kaksi päivää sitten. Siinä kerrotaan, että uudet ovet tulevat tehtaalta edellisellä viikolla ja että uudet avaimet saa urakoitsijalta tästä päivästä eteenpäin. Urakoitsija sitten informoisi kyllä tarkemmin ovien vaihdon aikataulusta.

Info saa minut panikoimaan. Olen lähdössä ylihuomenna suoraan töistä matkoille loppuviikoksi, ja tulevien kahden päivän ohjelma on tiukka. Kysymykset laukkaavat päässäni. Mistäköhän kaukaa ne avaimet täytyy noutaa? Jostain isännöitsijätoimistosta hankalan matkan takaa? Vaihdetaanko oveni sillä aikaa kun olen matkoilla, enkä enää pääse kotiin ilman uutta avainta? Pitääkö minun nyt järjestää valtakirja jollekulle, joka noutaa avaimet puolestani?

Seuraavana aamuna soitan urakoitsijalle ja sovin, että saan noudettua avaimeni häneltä rapun ala-aulasta ennen töihin menoa. Lisäksi hän kertoo, ettei oveani edes vaihdeta ennen kuin olen jo palannut matkoilta. Ei siis mitään syytä paniikkiin.

Lopulta kaikki sujui mitä sutjakkaimmin. Luulen, että harmailta hiuksilta olisi vältytty kokonaan, jos olisin saanut tiedotteen jo pari päivää ennen kuin törmäsin rapussa uusiin oviin. Myös se, että tiedotteessa olisi kerrottu avaimien noutopaikan olevan omassa rapussa, olisi varmasti helpottanut myös.

Jos sinun pitää tiedottaa jostain asiasta, mieti ensin vastaanottajia. Mitä tietoja he oikeasti tarvitsevat ja milloin heidän pitäisi ne saada? Yksinkertaista, mutta silti joskus niin haastavaa.

JOHANNA MARTIKAINEN