Tiimin johtaja mahdollistaa, motivoi ja mukautuu

Monikulttuurisen ja hajautetun tiimin toimintaa käsittelevän kirjoitussarjan kolmannessa osassa pureudutaan siihen, miten johtaja auttaa tiimiään työskentelemään tehokkaasti.

Tiimin johtaja on merkittävässä roolissa monikulttuurisen, hajautetun tiimin toiminnan onnistumisen kannalta. Hän huolehtii, että tiimissä on hyvä ilmapiiri, ja että kaikki tietävät tavoitteen, oman roolinsa ja missä mennään. Nämä asiat liittyvät tiimin luomiseen ja ylläpitoon, joiden sanotaankin olevan etäjohtajan tärkeimpiä tehtäviä.

Miten johtaja sitten voi helpottaa tiimin toimintaa? Johtaja mahdollistaa tiimin toiminnan luomalla sille puitteet, jossa kaikkien on hyvä työskennellä, niin tehtävä- kuin suhdetasollakin. Toiminnan aluksi tapaaminen kasvokkain ja erinäisistä asioista neuvottelu yhdessä tiimin jäsenten kanssa vahvistaa mm. tavoitteen saavuttamista. (Muita toiminnan aloittamisen kannalta keskeisiä asioita voit tarkistaa kirjoitussarjan ensimmäisestä osasta.)

Tiimin jäsenten motivointi ja työhön sitouttaminen ovat tärkeitä tehtäviä, jotta tiimi saavuttaa tavoitteensa. Tiimin motivaatioon ja sitoutumiseen vaikuttavat mm. tehtävä, tiimihenki ja tiimin jäsenten taidot. Näitä asioita johtaja rakentaa aloituksen lisäksi säännöllisissä viikkopalavareissa, joissa seurataan tiimin edistymistä, keskustellaan haasteista ja ratkaisuista sekä ylläpidetään tiimihenkeä. (Lisää tästä aiheesta voit lukea kirjoitussarjan toisesta osasta.)

Viikkopalaverissa johtaja ohjaa keskustelua ja huolehtii, että kaikki saavat kertoa mielipiteensä. Omaa viestintää on osattava mukauttaa asian, tilanteen ja keskustelijoiden mukaan – erityisen tärkeää tämä on ristiriitatilanteissa. Myös omia puheenjohtajan taitoja kannattaa kehittää, jotta virtuaalitapaamiset sujuvat tehokkaasti.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että säännöllinen viikkopalaveri ei saa olla ainoa vuorovaikutukselle varattu hetki. Hajautetussa tiimissä pitää viestiä mieluummin enemmän kuin vähemmän, jotta kaikki ovat tietoisia esimerkiksi päätöksistä. Johtajan on näytettävä, että hän on läsnä, kuuntelee ja huolehtii tiimistään, vaikka fyysisesti onkin etäällä. 

ELISA KAJASTE

Yhteisymmärrys tuo tehoa tiimiviestintään

Tämä on monikulttuurisen, hajautetun tiimin työskentelyä käsittelevän kirjoitussarjan toinen osa. Viimeksi pohdittiin aloituksen merkitystä, nyt mennään itse työhön.
 

Kun tiimin toiminta on saatu käyntiin, sitä on seurattava säännöllisin väliajoin (esimerkiksi viikoittain) Lyncissä, Skypessä tai muussa viestintävälineessä. Näihin yhteisiin hetkiin kannattaa panostaa kasvokkaistapaamisten puuttuessa, sillä niissä 

• ylläpidetään tiimihenkeä
• rakennetaan suhteita
• vaihdetaan tietoa
• seurataan tavoitteen saavuttamista.

Valitettavan usein näihin tapaamisiin tullaan kuitenkin kiireisinä, valmistautumattomina tai niiden aikana selataan sähköposteja ja surffataan netissä. Tiimeissä tällainen toiminta vie tehokkuutta. Virtuaalisissa tapaamisissa haasteina ovat myös teknologian toimiminen ja vuorovaikutus. Teknologiaan voi olla hankala vaikuttaa, mutta omaa toimintaa ja viestintää voi aina kehittää.

Yksi suurimmista haasteista on yhteisymmärryksen luominen. Selkein esimerkki monikulttuurisessa tiimissä on varmasti kielen ja erilaisten aksenttien ymmärtäminen. Jos kysymyksen jälkeen tulee pitkä hiljaisuus, kannattaa miettiä, onko ymmärtämisessä ongelmia. Tässä tilanteessa voi kysyä ja tiivistää edellistä asiaa omin sanoin: ”Let me repeat, did you mean…”. Näin luot yhteisymmärrystä jäsenten kesken, ja samalla osoitat myös kuuntelevasi aktiivisesti.

Yhteisymmärrystä on syytä miettiä myös tilanteissa, joissa käytetään monimerkityksisiä käsitteitä. Otetaanpa esimerkiksi termi affiliate: se voi tarkoittaa liittoutumista, jäsentä, tytäryhtiötä tai yhteistyökumppania. Väärinkäsitysten määrä on siis melko suuri, jos tuon ilmauksen avulla on tarkoitus pohtia tytäryhtiöiden oikeuksia. Siksi kunkin tapaamisen tai aiheen käsittelyn aluksi onkin syytä kerrata, mistä keskustellaan.

Myös tiimin johtajalla on suuri vaikutus tiimin toimintaan ja tehokkuuteen. Tähän pureudutaan sarjan viimeisessä tekstissä.

ELISA KAJASTE