11.12.2013

Yhteisymmärrys tuo tehoa tiimiviestintään


Tämä on monikulttuurisen, hajautetun tiimin työskentelyä käsittelevän kirjoitussarjan toinen osa. Viimeksi pohdittiin aloituksen merkitystä, nyt mennään itse työhön.
 
Kun tiimin toiminta on saatu käyntiin, sitä on seurattava säännöllisin väliajoin (esimerkiksi viikoittain) Lyncissä, Skypessä tai muussa viestintävälineessä. Näihin yhteisiin hetkiin kannattaa panostaa kasvokkaistapaamisten puuttuessa, sillä niissä 

  • ylläpidetään tiimihenkeä
  • rakennetaan suhteita
  • vaihdetaan tietoa
  • seurataan tavoitteen saavuttamista.

Valitettavan usein näihin tapaamisiin tullaan kuitenkin kiireisinä, valmistautumattomina tai niiden aikana selataan sähköposteja ja surffataan netissä. Tiimeissä tällainen toiminta vie tehokkuutta. Virtuaalisissa tapaamisissa haasteina ovat myös teknologian toimiminen ja vuorovaikutus. Teknologiaan voi olla hankala vaikuttaa, mutta omaa toimintaa ja viestintää voi aina kehittää.

Yksi suurimmista haasteista on yhteisymmärryksen luominen. Selkein esimerkki monikulttuurisessa tiimissä on varmasti kielen ja erilaisten aksenttien ymmärtäminen. Jos kysymyksen jälkeen tulee pitkä hiljaisuus, kannattaa miettiä, onko ymmärtämisessä ongelmia. Tässä tilanteessa voi kysyä ja tiivistää edellistä asiaa omin sanoin: ”Let me repeat, did you mean…”. Näin luot yhteisymmärrystä jäsenten kesken, ja samalla osoitat myös kuuntelevasi aktiivisesti.

Yhteisymmärrystä on syytä miettiä myös tilanteissa, joissa käytetään monimerkityksisiä käsitteitä. Otetaanpa esimerkiksi termi affiliate: se voi tarkoittaa liittoutumista, jäsentä, tytäryhtiötä tai yhteistyökumppania. Väärinkäsitysten määrä on siis melko suuri, jos tuon ilmauksen avulla on tarkoitus pohtia tytäryhtiöiden oikeuksia. Siksi kunkin tapaamisen tai aiheen käsittelyn aluksi onkin syytä kerrata, mistä keskustellaan.

Myös tiimin johtajalla on suuri vaikutus tiimin toimintaan ja tehokkuuteen. Tähän pureudutaan sarjan viimeisessä tekstissä.

ELISA KAJASTE

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti