26.10.2016

Hyvä puheenjohtaja vie asioita eteenpäin


Puheenjohtaja on etenkin virallisten kokousten ja palavereiden tärkein henkilö. Hänen tehtävänsä on huolehtia päätöksenteosta, kokouksen etenemisestä aikataulussa ja, että jokainen saa puheenvuoron. Tällä viikolla muun muassa Helsingin Sanomat (25.10.2016) uutisoi Tampereen kaupunginvaltuuston puheenjohtajan Sanna Marinin esimerkillisestä toiminnasta pitkässä ja paikoin riitaisassakin valtuuston kokouksessa.
 
Hyvällä puheenjohtajalla on tiettyjä taitoja ja ominaisuuksia ja niitä kaikkia voi kehittää ja oppia. Hyvä puheenjohtaja innostaa kannustaa ja motivoi. Tähän olen kerännyt viisi hyvän puheenjohtajan ominaisuutta.


1.     Kokoustekniikan tunteminen. Hyvä puheenjohtaja tietää ja tuntee kokoustekniikan eli miten virallinen kokous etenee, äänestysmenettelyn sekä muut kokoukseen kuuluvat toimintatavat.

2.     Valmistautuminen. Puheenjohtaja usein laatii kokouksen esityslistan, joten hänen tulee valmistella tai ainakin oltava perillä käsiteltävistä asioista. Valmistautumiseen kuuluu myös kokouksen aikataulun suunnitteleminen. Jokaiselle asialle suunnitellaan käsittelyaika, jottei kokous veny.

3.     Kokonaisuuden tarkastelu. Hyvä puheenjohtaja pystyy tarkastelemaan kokoustilannetta kokonaisuudessaan. Hän pitää kiinni aikataulusta, jakaa puheenvuoroja ja kysyy mielipiteitä ei vain esitä niitä. Hyvä puheenjohtaja ohjaa keskustelua niin, että jokainen, myös se hiljainen osallistuja, saa sanoa mielipiteensä.

4.     Jämäkkyys. Etenkin tärkeitä ja mielipiteitä herättäviä asioita käsiteltäessä keskustelu saattaa olla kiivasta ja rönsyillä. Puheenjohtajan ohjaa joskus kiivaan ja rönsyilevänkin keskustelun takaisin oikeille raiteille. Erilaisia mielipiteitä saa ja pitääkin olla, mutta puheenjohtajan on huolehdittava, että ilmapiiri pysyy kaikkia arvostavana. Asiat voivat riidellä, mutta ihmiset eivät. Jämäkkyyttä on myös yhteistyön ongelmiin puuttuminen.

5.     Rohkeus tehdä päätöksiä. Asioista voisi keskustella loputtomiin. Tämä ei kuitenkaan vie asioita eteenpäin. Hyvä puheenjohtaja uskaltaakin tehdä päätöksiä. Päätöksentekoon kuuluu myös tavoitteiden asettaminen, ohjaaminen, palautteen antaminen ja avoin arvioiminen.

EMMI MÄLKIÄ

7.10.2016

Maailman hymypäivänä hymyillään tutuille ja tuntemattomille



Tänään 7.10. vietetään Maailman hymypäivää (World Smile Day). Onkin siis hyvä pohtia, miksi hymy on meille niin tärkeä viestintätaito. Hymy on oleellinen osa vuorovaikutusta. Se on sanatonta viestintää, joka ymmärretään samalla tavalla joka puolella maailmaa. Vaikka ei olisi olemassa yhteistä kieltä tai sanoja ollenkaan, hymy kertoo viestin vastaanottajalle ystävällisyydestä, hyvästä tahdosta, ilosta ja halusta olla kontaktissa toisen kanssa.

Hymy on yksi ensimmäisiä viestintätekoja, joita pieni vauva tekee. Ensimmäisen hymyn vauva antaa vanhemmilleen jo noin kuuden viikon ikäisenä. Vauva hymyilee koko kasvoillaan ja tällöin voidaankin jo puhua sosiaalisesta hymystä, vuorovaikutuksesta.

Hymyily kuuluu myös äänessä. Kun siis seuraavan kerran puhut ystävän, asiakkaan tai vaikka puhelinmyyjän kanssa puhelimessa, hymyile. Se tekee äänestäsi heleämmän ja ystävällisen. Viestisi menee paremmin perille ja olet uskottava.

Hymy on hyvin luonnollinen reaktio vuorovaikutuksessa. Se kertoo viestintäkumppanillesi, että keskityt keskusteluun ja olet aidosti läsnä. Hymy myös rentouttaa ja virkistää väsynyttä mieltä. Kun siis jännität esimerkiksi jotain esiintymistilannetta, hymyile, sillä se rentouttaa kasvosi lihakset. Hymyillessäsi olet aito oma itsesi, tai ainakin epäaidon hymyn tunnistaa helposti.

Meistä suomalaisista sanotaan, että olemme melko vakavailmeisiä. Tänään Maailman hymypäivänä voi vapaasti hymyillä tutuille ja tuntemattomille ilman, että pelkää saavansa hullun leiman otsaansa ;)

EMMI MÄLKIÄ

29.9.2016

Kamalan ihana muuttuva kieli


Puhekieli muuttuu jatkuvasti. Koko ajan tulee uusia muoti-ilmaisuja, joita kuulee hoettava joka paikassa. Osa näistä sanoista, hokemista ja ilmaisuista ihastuttaa, osa vihastuttaa. Puhekielen muuttumisesta myös puhutaan ja kirjoitetaan paljon. Esimerkiksi tällä viikolla ”tyyliin” -ilmaisun käyttämistä puitiin Helsingin Sanomissa (27.9.2016).

Joskus saattaa tuntua siltä, että kielessä tapahtuvat muutokset vievät kieltämme huonompaan suuntaan. Myös erilaisilla foorumeilla käydään keskustelua ärsyttävistä uusista ilmaisuista. Itse olen taipuvainen ajattelemaan, että kielen kuuluukin muuttua aikakausien kuluessa. Se on merkki kehittyvästä kielestä. Maailma muuttuu, miksi ei siis kielikin. En minäkään toki kaikista uudissanoista pidä, mutta eihän minun niitä itseäni ärsyttäviä sanoja tarvitse käyttää. Pääsääntöisesti kuitenkin pidän uusista sanoista ja monet niistä kuuluvatkin omassa puheessani, myös edellä mainittu tyyliin -ilmaisu.

Puhekielen muuttuminen on myös hyvin luonnollista. Kuulemme ja luemme paljon erikielisiä tekstejä ja useinhan nämä uudet kielen ilmiöt ovat lainoja muista kielistä. Kaveriporukoissa ja sosiaalisen median välityksellä pienen piirin sanonnat saattavat levitä laajaankin käyttöön. Välillä puhekieleen ilmestyneiden sanojen merkitys kuitenkin jää epäselväksi. Tässä apuna on Kielitoimiston sanakirja. Siihen valikoidaan vakiintuneessa käytössä olevat uudissanat ja se onkin oiva paikka tarkistaa sanojen merkitykset.

P.S Helsingin sanomien gallupin mukaan 57% vastanneista piti ”Tyyliin” -ilmaisua ihastuttavana.

 
EMMI MÄLKIÄ

31.8.2016

Mitä haluaisit oppia tänä syksynä?



Kun eletään elokuun viimeistä päivää, on viimeistään myönnettävä, että syksy on tullut.
En tiedä sinusta, mutta itselleni syksy tuo myös innon oppia jotain uutta. Kesälomien jälkeen on luontevaa aloittaa uusi harrastus, ilmoittautua kurssille tai asettaa itseopiskelutavoite. Kun pienet ekaluokkalaiset aloittavat oman opintiensä, niin meille jo työelämässä oleville tulee tarve myös päästä eteenpäin omalla elinikäisen oppimisen polulla. Täytyy tunnustaa, että tässä vaiheessa minusta tulee helposti mainoksen uhri. Kirjastosta tarttuu mukaan Työväenopiston katalogi, ulkomainos houkuttelee tällä kertaa aloittamaan tanssiharrastuksen, joka on ollut monta kertaa mielessä ja sähköpostiin tipahtelevat työhön liittyvien koulutusten mainokset kiinnostavat eri tavalla kuin muina aikoina vuodesta.
 
Koulutusvaihtoehtojen laaja tarjonta on oikein hyvä asia. On kuitenkin hyvä aika ajoin pysähtyä miettimään itsensä kehittämisen lähtökohtia. Millaista osaamista tarvitsisin lisää? Mitä taitoja pitäisi vahvistaa, jotta olisin parempi työssäni? Koulutuksiin osallistuminen suoritusmerkintöjen saamiseksi tai kiintiön täyttämiseksi ei aja tätä asiaa. Vastaus edellä esitettyihin itsetutkistelukysymyksiin ei ehkä olekaan Excel-kurssi vaan esimerkiksi kuuntelutaidon kehittäminen.
 
Entäpä omat oppimistavoitteeni? Tämän syksyn osalta uuden oppiminen alkaa ensi maanantaina, kun olen osallistumassa seminaariin Intuitio, innovaatiot ja tuotteistaminen. Sen lisäksi haluan vahvistaa taitojani Facebookin, Twitterin ja LinkedInin käyttämiseen yrityselämän viestintään ja olen ilmoittautunut some-kanavien webinaarisarjaan lokakuussa. Myös odotan ja toivon oppivani monenlaisia asioita, kun syksyn aikana kehitämme verkko-oppimisympäristöämme.

Mitä sinä aiot tai haluaisit oppia tänä syksynä? Jaa ajatuksesi kommenteissa. Tai jos et vielä ole keksinyt mitä se olisi, voit hakea inspiraatiota Puheakatemiasta.

JOHANNA MARTIKAINEN

1.7.2016

Lomatunnelmissa



Puheen vuoro -blogi jää kesätauolle, joten seuraavia vuorovaikutuspohdintoja on luvassa elokuussa. Askarruttaako mieltäsi jokin viestintään tai vuorovaikutukseen liittyvä aihe, johon haluaisit tässä blogissa pureuduttavan? Kerro siitä kommenteissa, niin saat lukea aiheestasi syksyn aikana.

Hyviä vuorovaikutushetkiä Puheen vuoro -blogin lukijoille! 


8.6.2016

Digitalisaatio – pelkkää teknologiaa vai parempaa viestintää, asiakaspalvelua, vuorovaikutusta?



Tiedätkö mitä digitalisaatio tarkoittaa?
Lähes päivittäin vilisee muodossa tai toisessa termi digitalisaatio. Milloin puhutaan digiloikasta tai älykkäistä ratkaisuista jne. Esimerkiksi tämän päivän Kauppalehdessä on ruodittu julkisen liikenteen digitalisointia. Termin alle mahtuu hyvin paljon ja tuntuu, että sen määritelmä myös elää koko ajan. Mielestäni hyvin osuva ja kansantajuinen selitys osui silmääni Netprofilen twiitissä, jossa Twitterissä käytäjänimellä @thetero on kirjoittanut postikorttiin näin: ”Digitalisaatio: Ihminen on keksinyt, että tietokoneella voi tehdä monenlaisia asioita. Kun sitten huomataan, että jonkun asian tekemiseen tai käyttämiseen tarvitsee oikeastaan vain tietokonetta, kännykkää tai muuta sähköistä vimpainta, niin sanotaan, että sen voi digitalisoida.”

Aiheen suhteen uteliaana kävin tekemässä DNA:n testin: Miten digitalisaatio tulee vaikuttamaan arkeesi. Ja lopputuloksen oli, yllätys yllätys, ”elämäsi tulee muuttumaan”. Jonkin verran oudoksuin testissä maalailtuja tulevaisuuden kuvia, että pian työmatkani taittuu robottiautolla julkisen liikenteen väylän varteen ja oikean väriset kengät ja huivi hakeutuvat kaapissa vieretysten. Mutta mistäpä sitä koskaan tietää, jos parin vuoden päästä kuitenkin huomaan jääkaappini tilanneen automaattisesti lisää maitoa viimeisen purkin tyhjennyttyä.

Kuvan lähde: http://visual.ly/reaching-50-million-users
Vaikka nuo kaikki tulevaisuuden skenaariot älykkäistä kodinkoneista ym. eivät aivan lähiaikoina toteutuisikaan, niin aivan varmaa on, että elämä ja työskentelytavat tulevat muuttumaan. Itse asiassa ne muuttuvat parhaillaan hurjaa vauhtia. Kuten oheisesta kuvasta näkyy, tahti on kova. Jos 50 miljoonan käyttäjän saavuttamiseen meni Internetin läpimurron yhteydessä neljä vuotta, niin nykyään jotkin sovellukset saavuttavat vastaavan noin kuukaudessa. Ottaessamme noita digiloikkia meidän täytyy kuitenkin muistaa, että viedessämme asioita digitaaliseen maailmaan meidän tulisi tehdä se ajatellen ihmistä, jonka ongelmaan haemme ratkaisua. Digitalisaatio parhaimmillaan on uusien toimintatapojen kehittämistä, jotta voisimme viestiä paremmin, rakentaa yhteistyötä, olla vuorovaikutuksessa.


Me Puheopistossakin olemme tämän vuoden aikana ottaneet, jos nyt ei vielä loikkia, niin ainakin askeleita digitaalisten palvelujen kehittämiseksi. Olemme pitäneet webinaarin ja alkaneet suunnitella ensimmäistä verkkovalmennustamme. Näillä askelilla haluamme tuoda palvelumme saatavillesi ajasta ja paikasta riippumatta. Varmasti kesälomien jälkeen saat kuulla lisää, mitä kaikkea näiden kehitysprojektien parissa puuhailu on meille opettanut.

JOHANNA MARTIKAINEN