Selkeä virkakieli säästää aikaa, vaivaa ja rahaa

Tällä viikolla uutisoitiin, että Suomessa poliisilta vaaditaan muihin maihin verrattuna poikkeuksellisen hyvää kirjoitustaitoa. Uutisen pääset lukemaan täältä.

Poliisilta ja muilta viranomaisilta vaaditaan hyvää kirjoitustaitoa, jotta viralliset paperit ja asiakirjat ovat yleisesti ymmärrettäviä. Hyvä kirjoitustaito pienentää väärinymmärryksen riskiä ja takaa asiakkaan oikeusturvan. Selkeä virkakieli myös säästää niin viranomaisen kuin asiakkaankin aikaa ja vaivaa. Kun kaikki on kerralla selvää, ei tarvitse ryhtyä selvennystyöhön.

Hyvä kieli säästäisi myös organisaation työtunteja. Ruotsissa tehdyn tutkimuksen mukaan selkeä ja tiivis virkakieli saattaa säästää jopa tuhansia työtunteja. Jos esimerkiksi kunnassa 80 viranomaista käyttää 15 minuuttia lukeakseen yhden asiakirjan, joita vuodessa on 300, lukemiseen käytettyjen tuntien määrä on yhteensä 6000 tuntia. Tiivistämällä ja selkeyttämällä tekstiä lukuaika lyhenee 10 minuuttiin, siten yhteenlaskettu tuntimäärä laskee 2000 tunnilla.

Vuonna 2004 voimaan astunut hallintolaki edellyttää viranomaisilta asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Kuitenkin törmäämme jatkuvasti hankaliin, joskus jopa käsittämättömiin kiemuroihin lukiessamme virallisia papereita ja asiakirjoja. Viranomaisten toimintaa ja tekstejä ohjaa laki, säädökset ja ohjeet. Niillä hankalaa virkakieltä usein perustellaan. Tietyillä ammattiryhmillä on omat vakiintuneet käytäntönsä ja ammattisanastonsa, jotka hankaloittavat virkakielen ymmärtämistä. Vaikka erilaisten tekstien kirjoittaminen on hyvin tärkeä osa viranomaisten työtä, siihen ei jostain syystä varata riittävästi aikaa. Myöskään virkakielen kehittämiselle ei anneta mahdollisuuksia.

Virkakieli kuitenkin kehittyy ja julkaisualustat muuttuvat koko ajan. Yhä enemmän viranomaiset kirjoittavat verkossa, esimerkiksi organisaation nettisivuilla ja blogeissa. Sosiaalinen media puolestaan mahdollistaa virallisten asioiden esiintuonnin epävirallisemmin. Erilaiset viestintäkanavat pakottavat viranomaisia muokkaamaan tekstejään ja kirjoitustyyliään. Tämä muutos kannattaa ottaa mielenkiintoisena haasteena nähdä itsestään selvät asiat uudessa valossa ja saada virallisetkin tekstit yleisesti ymmärrettäviksi.

EMMI MÄLKIÄ

Neuvottelutaistosta kutsuretoriikkaan

Olipa neuvottelun "laji" mikä tahansa, se tulisi aina nähdä vuorovaikutustilanteena, jossa yhteistyö on mahdollista. Neuvottelun kulkuun vaikuttavat hyvin monenlaiset tekijät: itse neuvottelijat, heidän tavoitteensa ja valmistutumisensa, itse asia, lait ja säännöt, jopa neuvotteluympäristö ja muut tilannetekijät.

Neuvottelevassa vuorovaikutustilanteessa tarvittavia viestintätaitoja ovat esimerkiksi huolellinen valmistautuminen, kuunteleminen, havainnoiminen, selkeät puheenvuorot, ongelmanratkaisutaidot ja argumentoinnin taidot.

Meitä suomalaisia moititaan usein huonoiksi neuvottelijoiksi. Me vertaamme itseämme helposti ruotsalaisiin ja heidän ”diskuteeraus -kulttuuriinsa”. Olemmeko me niin huonoja? Olemme ja emme. Meillä on monesti asiat hyvin hanskassa, mutta tunnepuoli ja sen hallinta tuntuu vaikealta.

Hankalassa tilanteessa turvaudumme asiaan ja saamiimme taktisiin ohjeisiin sen sijaan, että heittäytyisimme tunnelmaan ja kuuntelemaan sekä tarvittaessa kiinnostusta osoittavien kysymysten avulla avaamaan solmuja.

Olisiko vihdoinkin syytä opetella kusturetoriikkaa? Sen sijaan, että valmistaudumme debattiin tai jopa kiivaaseen taistoon, voisimme kutsua toisen osapuolen tasa-arvoiseen keskusteluun, jossa arvostusta osoittaen kuuntelisimme ja antaisimme toisen ymmärtää, että olemme kiinnostuneita hänen näkemyksistänsä. Tähän näkemykseen olisi sitten hyvä päästä peilaamaan omaa näkemystämme.

Kutsuretoriikan keskeiset lähtökohdat ovat osapuolten tasavertaisuus ja itsemääräämis-oikeus. Tavoitteena ei ole heti vaikuttaa toiseen, vaan pyrkimyksenä on luoda erilaisia viestintätilanteita ja vuorovaikutussuhteita, joiden kautta pystytään ehkä luomaan uusi ymmärrys.

Entä jos seuraavassa neuvottelussa pidämmekin perustana osapuolten keskinäistä arvostusta ja kunnioitusta, sen sijaan, että olemme valmiita nokittamaan tai panemaan paremmaksi?

MARSA BÄCK

Vaikuttavaa johtamista

Palaan vielä kerran parin viikon takaiseen Nordic Business Forumiin, jonka tämän vuoden teemoista yksi oli vaikuttava johtajuus. Huippupuhujat käsittelivät vaikuttavaa johtamista monelta eri kannalta. Tässä muutamia poimintoja, jotka nousivat esiin John C. Maxwellin, Arianna Huffingtonin ja Simon Sinekin puheenvuoroissa.

Aito läsnäolo

Vaikuttavaan johtajuuteen kuuluu ehdottomasti aito läsnäolo ja halu tehdä yhteistyötä alaisten kanssa. Businesskirjailija ja -puhuja John C. Maxwell painotti, että ”johtaja ei ole johtaja, jos hän on huipulla yksin”. Vaikuttava johtaja astuu huipulta alaistensa joukkoon ja yhdessä heidän kanssaan tekee tulosta. Johtajan tehtävä on saada aikaan hyvä työilmapiiri, jossa ihmiset pitävät toisistaan ja haluavat yhdessä työskennellä menestyksen eteen.

Uutissivuston ja blogiyhteisö Huffington Postin perustaja Arianna Huffington puhui aitojen kohtaamisten puolesta. ”Mitä suuremmiksi (sosiaalisen)median mahdollisuudet kasvavat, sitä enemmän ihmiset kaipaavat kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta.”

Johtamisguruksi tituleerattu Simon Sinek puolestaan antoi ihan konkreettisia vinkkejä aitoon läsnäoloon. Vaikuttavaan johtajuuteen kuuluu se, että aidosti kuunnellaan muita ihmisiä. Kun jollakulla on asiaa, laita puhelin pois ja käänny tietokoneen ruudulta keskustelukumppaniasi kohden. Tällöin osoitat, että asia kiinnostaa sinua.

Yhteistyö ja yhteiset tavoitteet

Se, että yrityksellä on visio, jonka johtaja ja työntekijät ymmärtävät on elintärkeää yrityksen menestyksen kannalta. Kuten Simon Sinek sanoi, ”ihminen on sosiaalinen eläin, jolla on halu tehdä yhteistyötä muiden ihmisten kanssa”. Yhteistyöhön ei kuitenkaan voi pakottaa. Johtajan tehtävä on rakentaa halu yhteistyöhön. Se, että visio, tavoite, on yhdessä sovittu, ymmärrettävä ja saavutettavissa oleva, on hyvä lähtökohta hedelmälliseen yhteistyöhön.

Luottamalla menestyy

Sinek puhui myös siitä, että vaikuttavaa johtamista on luottamus. Kun johto luottaa alaisten päätöksentekokykyyn, voittaa sekä organisaatio että asiakas. Tällöin työntekijä on vapaa tekemään tilanteeseen sopivia ratkaisuja ja sitä kautta yritys parantaa asiakastyytyväisyyttä ja menestystä.

Maxwell toi luottamukseen sen näkökulman, että ihmisten pitää antaa kehittyä ja kasvaa. Työntekijöiden ei tulisi rutinoitua. Johtaja ei ole ainoa, joka osaa ja tietää. ”Yritys kehittyy ja menestyy työntekijöiden mukana”.

Johtajuus on prosessi

Maxwell painottaa johtajuusopeissaan sitä, että ”kukaan ei synny johtajaksi, vaikka kaikki johtajat toki ovat syntyneet”, eikä pelkkä titteli tee johtajasta johtajaa. Johtajaksi tuleminen on prosessi, jossa kehittyäkseen pitää edetä tasolta seuraavalle. Maxwell kuvasikin johtajuutta osuvasti: ”Johtajia ei voi mikrottaa valmiiksi. Johtajat pitää marinoida ja kypsyttää hitaasti.”

Sinek puhui siitä, että johtajuus ei ole ominaisuus vaan taito, jota voi harjoitella. Harjoittelua Sinek vertasi kuntosalitreeniin. Yksi salitreeni ei vielä näy missään. Harjoittelu vaatii kärsivällisyyttä ja uskoa, että muutosta tapahtuu koko ajan, vaikkei se näy heti.

Harjoittelun ohella hyvään johtajuuteen kuuluu kuitenkin uskallus olla välillä "offline". Hyvä johtaja myös lepää ja nukkuu tarpeeksi, Huffington painotti. Sama pätee tietysti myös työntekijöihin. "Levänneenä ihminen on tuottavampi ja innovatiivisempi." 

EMMI MÄLKIÄ